Обстановка в офисе – важный фактор, влияющий на работоспособность сотрудников. Чистота и порядок на рабочем столе способствуют порядку в голове работника. А он, в свою очередь, положительно сказывается на материальном состоянии предприятия. Концепция 5s поможет организовать рабочие места всего коллектива и повысить производительность труда. Так что же представляет собой знаменитая система 5s?

Суть концепции

Система 5с названа так не случайно. Она предполагает реализацию пяти несложных шагов на пути к эффективному и малозатратному бизнесу. Придуманное японцами бережливое производство заключается в следующем:

Сортировка

На этом этапе необходимо выделить нужные и бесполезные предметы в собственном рабочем кабинете. Важно признать нерентабельность некоторых элементов рабочего стола, что бывает достаточно сложно. Ведь зачастую владелец психологически связан с каждой вещью, и расстаться с ней возможно, только приложив немалые усилия. Но после осуществления этого шага происходит поломка стереотипов привычной жизни и выработка новых «трудовых законов».

Систематизация

Данный принцип системы основан на целесообразном размещении необходимых на производстве вещей в рабочей области. Ближе должны быть расположены те вещи, которые используются сотрудником чаще всего, и наоборот. Выполняя этот шаг, работник создает оптимальные, удобные условия для труда. Воплотить этап в реальность помогут методы маркировки, визуализации, зонирования и подобные им.

Уборка рабочего места

Этот шаг предполагает систематическое содержание рабочей зоны в чистоте и порядке. Необходимо предусмотреть графики уборки и ее критерии, а также ликвидировать причины загрязнения трудового места. Рабочая зона каждого сотрудника должна быть оснащена уборочным инвентарем, что повлияет на безукоризненное выполнение данного правила всеми работниками.

Стандартизация

На этом этапе привычки сотрудников уже не формируются, а закрепляются. Здесь следует закрепить полученный опыт с помощью метода визуализации (написать на бумаге все использованные правила, которые поспособствовали организации работы трудящихся, описать технологии бережливого производства, сфотографировать рабочую зону, созданную благодаря системе 5с). Не лишним будет составить алгоритм действий по содержанию рабочей области в чистоте.

На этой стадии учредителю позволяется ввести новые методы контроля и премирования сотрудников.

Формирование привычек и их усовершенствование

На последнем этапе приобретенные привычки формируются на всех управленческих уровнях: от рядовых сотрудников до руководства. Не стоит забывать и о постоянном их совершенствовании. Этому могут способствовать фото зоны труда, сделанные до и после внедрения системы, а также организация совещаний с целью выявления результативности введения концепции.

Достоинства системы

Часто хаос на производстве приводит к травмам и даже непоправимым последствиям, особенно если работа связана со станочной деятельностью. Система 5s способна предотвратить возникновение несчастных случаев на предприятии благодаря правильной организации порядка на рабочем месте. Его эстетичный вид повышает производительность труда.

Еще одно достоинство такого мероприятия – экономия времени. Если раньше на поиск необходимых документов затрачивалось большое количество времени, то, приведя рабочую область в порядок, делать это стало гораздо проще и быстрее.

Использование системы благотворно сказывается на рабочем климате и отношениях между сотрудниками. В силу вышеприведенных обстоятельств персонал учреждения может избавиться от раздражительности и негативных эмоций.

Внедрение метода в производственную деятельность

На старте внедрения 5с предприятие должно выбрать лидера, отвечающего за принятие решений, контролирующего ход работы и продвижение идей, способствующих усовершенствованию системы.

Реализации первых трех шагов к порядку и чистоте руководители должны достигнуть за 90 дней вместе со своими подчиненными. Причем время от времени следует проводить обсуждение проблем, с которыми столкнулись сотрудники. Контрольный документ должен фиксировать достигнутые компанией результаты.

На этапе внедрения концепции 5с руководство проводит опись имущества и выделяет объекты, которые не задействуются во время производства. Найденные предметы списываются и утилизируются, а полученная сумма становится подтверждением экономии производственного бюджета.

Качество продукции предприятия будет расти, а цены на продукты – повышаться. При этом затрачиваемое время на их производство уменьшится в несколько раз.

Задействовав на предприятии эту систему, учредитель через некоторое время сможет ощутить экономию бюджета и затрачиваемых на изготовление продукции ресурсов.

В итоге

Главное в системе – четкое соблюдение этапов ее внедрения и выполнение всех указанных условий. При правильном выполнении всех стандартов концепции по организации рабочего места она повлечет за собой как положительные изменения в производственном бюджете, так и изменение менталитета сотрудников, их культуры труда, а также рационализацию затраченного на работу времени.

Эта система 5с касается только рабочих и служащих нижнего звена. У нач.состава такое не прокатит: не уберёте-же вы со стола фото своей любимой супруги и детей. Наблюдал и не раз как бережно относятся к данным атрибутам даже уважаемые японцы. Теперь пройдемся по маркировке и зонированию: представьте свой рабочий стол на котором всё лежит на своём месте, все зоны четко оконтУрены и окрашены в разные цвета. На ручке, карандаше (или рядом с ней) приклеена бирка, что это Ручка, то-же самое и с линейкой, ластиком, писчей бумагой, на компе то-же бирка- это компьютер, и тд. Надо найти место, где будет находиться ФОТО образца вашего рабочего места и рядом должен находиться план-выкладка с алгоритмом (графиком) уборки вашего рабочего места.Это порядок, возведённый в абсурд! Хотя всё строго по-системе. Что-бы уравнять всех сотрудников в каждой организации существует свой дресс код- но с внедрением данной системы высшее руководство может задуматься и о большем экономическом эфекте- надо принимать на работу только одного роста, веса или одного пола (экономия в туалетной комнате и больничных), одного возраста и с похожими именами(фамилии руководство редко запоминает). При введении этой системы через 3-5 лет предприятие исчезает.

Говоря о понятии современного тайм-менеджмента, люди чаще всего имеют в виду систему и методики личностно-деловой организации, пришедшие к нам с Запада. И это вполне понятно, поскольку именно там зародилась вся теоретическая и практическая база знаний, позволяющая эффективно управлять своим личным временем.

И только лишь небольшая часть специалистов знает о том, что и на Востоке есть свои, не менее успешные (а в некоторых смыслах и превосходящие западные) техники тайм-менеджмента. Под Востоком подразумевается, конечно же, Япония, славящаяся уникальностью своих бизнес-технологий.

Именно благодаря японцам мы и знаем о системе 5S.

Что такое система 5S

Японская система 5Sпредставляет собой чётко структурированную систему, которая позволяет создать оптимальные условия работы на производстве или в офисе. Путь к достижению идеальных условий лежит через создание на рабочем месте порядка, соблюдении чистоты и аккуратности, выработке мер, позволяющих экономить время и энергию.

Иными словами, система 5S направлена на упорядочивание того хаоса, который творится порой на производстве, в фирме или любой другой отрасли, представляющей собой коллективный рабочий процесс множества людей.

Составляющие методики системы 5S

Методика 5S основана на пяти базовых принципах построения работы, или, как их называют сами японцы, 5 шагах. Рассмотрим их вкратце.

1-й шаг – «Сэири» , в переводе с японского означает сортировку, удаление всего ненужного.

В практическом плане этот пункт системы 5S подразумевает разделение всех окружающих на работе вещей по двум группам: нужные и ненужные. Люди рассортировывают предметы по трём номинальным категориям:

Ненужные вещи, то есть такие, которые подлежат утилизации;

Потенциально нужные – такие, которые могут использоваться время от времени, – их переносят в отдельное место хранения;

Нужные вещи – предметы, необходимые в работе ежедневно, те, без которых в производстве не обойтись.

Считается, что этот шаг повышает уровень культуры и безопасности труда.

2-й шаг – «Сэйтон» , который можно перевести как «аккуратность, соблюдение должного порядка».

Этот шаг направлен на упорядочивание тех предметов, которые необходимы в ежедневной работе. Вещи расставляют по таким местам, откуда можно было бы с лёгкостью достать их в нужный момент. Для быстрого поиска все предметы рекомендуется промаркировать.

3-й шаг – «Сэисо» – переводится как «упорядочивание, содержание в чистоте».

Этот шаг направлен на внедрениев производстве чистоты. Рабочее место необходимо визуально разделить на несколько функциональных зон, в пределах которых будут находиться соответствующие вещи. Содержание всех приборов в чистоте, их периодическая проверка позволит избежать поломок и недееспособности, которые могут помешать эффективной работе.

4-й шаг – «Сэикэцу» – слово, которое буквально переводится как «стандартиризация».

На данном этапе анализируются первые итоги внедрения в жизнь первых трёх шагов, результаты записываются в специальный блокнот (или фиксируются в электронном виде). Наиболее эффективные решения закрепляются в стандартиризации и автоматизации рабочего процесса.

5-й шаг – «Сицуке» – это понятие в переводе означает «совершенствования, формирование дисциплины».

Заключительный шаг, направленный на осознание 5S как философии. Система бережливого производства,созданная в ходе реализации предыдущих шагов, позволяет существенным образом улучшить эффективность всей работы в целом, что, в конечном счёте, и является главной целью тайм-менеджмента.

5C - это философия управления, с которой начинается эффективное производство и без которой оно просто не может существовать.

5С находится на втором месте после картирования по популярности использования в ТехноНИКОЛЬ. Внедрение 5С мы начали в Компании около 10 лет назад и продолжаем до сих пор. Этот инструмент помогает добиваться удовлетворенности клиентов, лидерства в издержках, безопасности, высокой производительности труда. Проблемы не видны до тех пор, пока не организовано рабочее место. Чистка и уборка рабочего места помогает вскрыть проблемы, а обнаружение проблем - это первый шаг к улучшениям. 5С - это пять слов, начинающихся с буквы «с»:

Шаг 1 - «сортировка» - четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.

Шаг 2 - «соблюдение порядка» (аккуратность) - организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.

Шаг 4 - «стандартизация» (поддержание порядка) - выполнение установленных процедур первых трех шагов.

Шаг 5 - «совершенствование» или «самодисциплина» (формирование привычки) - улучшение, поддержание результатов, достигнутых ранее.

Рисунок 1. Организация рабочего пространства по принципу 5C

Основные цели 5С:

1. Обеспечение чистоты на рабочем месте.
2. Экономия времени, главным образом на поиск необходимого в работе.
3. Обеспечение безопасного труда, снижение числа несчастных случаев.
4. Повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов.
5. Создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать.
6. Исключение всех видов потерь.
7. Повышение производительности труда (что в свою очередь ведет к увеличению прибыли предприятия и соответственно росту уровня дохода рабочих).

Шаг 1 «1С»

Сортировка предполагает:

1. Разделение всех предметов в операционной зоне на нужные и ненужные.
2. Удаление из операционной зоны ненужных предметов.

Для удаления ненужных предметов из операционной зоны на первоначальном этапе внедрения мы использовали так называемую «кампанию красных ярлыков», когда на каждый предмет - кандидат на удаление - приклеивается или вывешивается красный ярлык (флажок). Все сотрудники подразделения, где проходила сортировка, были вовлечены в этот процесс, в итоге выявили предметы, которые:

• должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Для предметов с красными флажками организовали «зону карантина», которую раз в месяц перебирали. Предметы, которые пролежали в зоне карантина свыше 30 дней, либо перемещали в место постоянного хранения, как правило, в складской зоне, либо продавали, а иногда и утилизировали.

Красный ярлык может представлять собой обычный красный стикер с нанесенной на него датой перемещения этого предмета в зону карантина, а может быть более сложный по форме: с информацией о подразделении, причинах перемещения в зону карантина, ответственных и т.д. Пример красного ярлыка на рисунке 2.

Рисунок 2. «Зона карантина» с помещенными в нее предметами с красными флажками

Шаг 2 «2С»

Недостаточно один раз все разложить по местам, этот порядок должен соблюдаться всегда и всеми. При обходах рабочих мест на первоначальном этапе внедрения 5С возникало много проблем с возвратом инструментов, инвентаря на место. Прошло определенное время, пока подобрали оптимальное расположение для предметов в операционной зоне, которое позволило любому сотруднику легко использовать, быстро находить и возвращать на место документацию, инструменты, материалы, комплектующие. При маркировке места хранения предметов старались использовать принципы, позволяющие при первом же взгляде на любое из мест сразу определить, что там должно лежать, каково количество предметов и срок их хранения. Для этих целей использовали разные методы визуализации:

1. Оконтуривание предметов - нанесение контура предмета на поверхность, где данный предмет должен храниться

Рисунок 3. Стол качества, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 4. Оконтуривание предметов на столе качества, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 5. Стенд с инструментом, слесарный участок, г. Юрга

Рисунок 6. Стенд с инструментом (вертикальное размещение и хранение инструмента), производственный участок, г. Хабаровск

Рисунок 7. Стол с инструментом (горизонтальное размещение и хранение инструмента), производственный участок, г. Хабаровск

2. Цветовая маркировка, при которой разным видам инструментов и приспособлений соответствуют разные цвета

Рисунок 8. Фото разъемов центрифуги с ответной частью, соответствующей по цвету, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 9. Цветовая маркировка трубопроводов на участке подготовки связующего, г. Хабаровск

3. Маркировка краской для выделения места хранения на полу и/или в проходах

Рисунок 10. Обозначение мест хранения пил в производственном цехе, г. Рязань

Рисунок 11. Слесарный участок, производство минеральной изоляции, г. Заинск

Рисунок 12. Открытая складская площадка, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 13. Склад запчастей, производство минеральной изоляции, г. Юрга

Маркировку краской применяют также для обозначения разделительных линий между рабочими зонами или транспортных проездов.

Рисунок 14. Цех по производству минеральной изоляции, г. Рязань

Шаг 3 «3С»

Есть такая поговорка «чисто не там, где метут, а там, где не сорят». Конечно, содержание в чистоте предусматривает уборку рабочих мест, придание оборудованию и рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, но главное было в том, чтобы создать такие условия, при которых образование грязи и пыли сводилось к минимально допустимому количеству. Этот процесс продолжается до сих пор, на эту тему подается немало предложений по улучшению оборудования или рабочего места.

Казалось бы, все понимают преимущества уборки:

• чистое рабочее место, на котором приятно работать (что повышает эмоциональное состояние работника и делает рабочее место более привлекательным);
• постоянная готовность к работе всего, что может потребоваться для выполнения производственных задач;
• обеспечение безопасности выполнения работ (например, пролитое машинное масло и лужи на полу могут привести к травмам);
• обеспечение работоспособности оборудования (нет риска попадания пыли и грязи в работающие механизмы);
• отсутствие брака.

Тем не менее, переход от убеждения к действиям, особенно на старых заводах с 50-летней историей, был совсем не легким. Во всех подразделениях проверки чистоты проводим в соответствии с заранее определенными критериями чистоты (чистота в офисе и в производственном цехе - не одно и то же), которые указываются в контрольном листе. В контрольном листе на ряде участков подробно описаны содержание и порядок работ по наведению чистоты, есть фотографии мест их проведения:

Чтобы упростить периодический осмотр, контрольные листы прикрепили рядом с соответствующим оборудованием, чтобы быстро проверять на правильность заполнения и устранять выявленные недостатки.

Есть еще один простой инструмент для контроля стандарта чистоты рабочего места - это фотография рабочего места в том виде, в каком оно должно быть. Ниже пример.

Рисунок 15. Стандарт чистоты, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Шаг 4 «4С»

Стандартизация - создание единого подхода к выполнению заданий и процедур. Основная цель этого этапа - предотвратить отход от постоянной реализации первых трех этапов. Стандартизировать - значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Ниже пример табличной части контрольного листка для производственного подразделения и офиса.

Контрольный листок для производственного подразделения

Контрольный листок для офиса

Выполнение требований 5С является частью профессиональной аттестации рабочих и ИТР и давно превратилось в общую культурную норму - от кабинета директора до производственных и вспомогательных помещений.

Рисунок 16. Стандарт рабочего места в производственной зоне г. Рязань

Рисунок 17. Доска 5С на складе готовой продукции, производство минеральной изоляции, г. Хабаровск

Рисунок 18. Стандарт рабочего места главного энергетика, производство минеральной изоляции, г. Хабаровск

Рисунок 19. Стандарт безопасности рабочего места, производство минеральной изоляции, г. Челябинск

Шаг 5 «5С»

Пятый этап - это совершенствование или самодисциплина, поддержание результатов, достигнутых ранее. Стабильность системы 5С зависит не от того, насколько хорошо внедрены процедуры первых четырех этапов, а от того, будут ли поддерживаться первые четыре этапа пятым.

В отличие от первых четырех «С» совершенствование нельзя внедрить как технику, результаты совершенствования не поддаются измерению, однако можно создать условия, которые будут стимулировать сотрудников на дальнейшую деятельность в рамках системы 5С. В Компании ТехноНИКОЛЬ для этого применяются разные инструменты: лозунги 5С, плакаты 5С, информационные доски «БЫЛО»-«СТАЛО», рассылки 5С, визиты в подразделения, где внедряют 5С и др.

Рисунок 20. Плакаты 5С, производство минеральной изоляции, г. Черкассы

Рисунок 21. Фрагмент информационной доски 5С «БЫЛО»-«СТАЛО», г. Рязань

Рисунок 22. Закрепление персональной ответственности на складе готовой продукции, г. Заинск

Принципы работы системы бережливого производства. Цели использования. Порядок организации работы по системе 5С. Использование опыта Центрального института труда при разработке системы.

5С - система организации и рационализации рабочего места, один из инструментов бережливого производства. Была разработана в послевоенной Японии.

5С – это пять слов, начинающихся с буквы «С»:

Сортировка - четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних;

Все материалы, оборудование и инструмент сортируют на:

• нужные всегда - материалы, которые используются в работе в данный момент;
• нужные иногда - материалы, которые могут использоваться в работе, но в данный момент не востребованы;
• ненужные - брак, неиспользуемые инструменты, тара, посторонние предметы. В процессе сортировки ненужные предметы помечают «красной меткой» и затем удаляют из рабочей зоны.

Для того что бы грамотно отсортировать предметы можно использовать следующий подход:

• Изучить пространство вокруг себя в поиске материалов, инструментов и т. п. предметов, которые не используешь;
• Убрать всё, что не используешь. Если не уверен - отложить;
• Сгруппировать схожие объекты;
• Расположить все объекты параллельно или перпендикулярно поверхности, на которой они покоятся.

Соблюдение порядка (аккуратность) - организация хранения вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать;

Расположение предметов отвечает требованиям:

• безопасности;
• качества;
• эффективности работы.

Четыре правила расположения вещей:

• на видном месте;
• легко взять;
• легко использовать;
• легко вернуть на место.

• Разбить линию на зоны, создать схемы и карты с обозначением рабочих мест, мест расположения оборудования и т. п.;
• Определить специальные группы, за которыми будет закреплена зона для уборки;
• Определить время проведения уборки.

Стандартизация (поддержка порядка) – выполнение установленных процедур первых трех пунктов;

Необходимо создать рабочие инструкции, которые включают в себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка.

Совершенствование или Самодисциплина (формирование привычек) – улучшение, поддержание результатов, достигнутых ранее.

• Наблюдение за работой оборудования, за рабочим местом, чтобы облегчить их обслуживание;
• Использование фотографий ДО и ПОСЛЕ для сравнения того, что было, и каков конечный результат;
• Организация аудитов, чтобы оценить эффективность внедрения программы 5С.

Система 5С применима не только на производстве, но и легко может повысить эффективность работы офиса.

На самом деле все новое это хорошо забытое старое. Японцы использовали в своей системе разработки А. К. Гастева и Центрального института труда (ЦИТ).

Что такое система 5S

Система 5S – это система организации рабочего места, которая позволяет значительно повысить эффективность и управляемость операционной зоны, улучшить корпоративную культуру, повысить производительность труда и сохранить время. Это первый шаг на пути к созданию бережливого предприятия и применению других инструментов системы менеджмента компании Toyota.

Краткая история системы 5S

В Японии системный подход к организации, наведению порядка и уборке рабочего места возник в послевоенный период, точнее, к середине 50-х годов ХХ века. В то время японские предприятия были вынуждены работать в условиях дефицита ресурсов. Поэтому они разработали для своего производства метод, при котором учитывалось все и не было места никаким потерям.

Первоначально в японской системе было только 4 действия. Слова, обозначающие эти действия, в японском языке начинаются с буквы «S» :

• Seiri (整理 ) – Sorting – сортировка .
• Seiton (整頓 ) – Straighten or Set in Order –рациональное расположение .
• Seiso (清掃 ) – Sweeping – уборка .
• Seiketsu (清潔 ) – Standardizing – стандартизация работ .

Позже добавилось пятое действие, его назвали Shitsuke (躾 ) – Sustaining – поддержание достигнутого и совершенствование , и оно завершило цепочку элементов, которые теперь известны как 5S.

Сейчас система 5S обладает фундаментальной мощью для того, чтобы изменять рабочие места и вовлекать в процесс улучшений всех работников.

В систему 5s входят пять действий:

1) Сортировка – означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.

Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).

Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:

• должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.

2) Рациональное расположение – означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне. Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.

3) Уборка (содержание в чистоте) – значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её.
Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.

4) Стандартизация – это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха.

5) Совершенствование – означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку

Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.

См. также:

Что такое 5S. Система 5S. Система 5с