Подборка наиболее важных документов по запросу Недостача в кассе (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Недостача в кассе

Основания отстранения от работы перечислены в ст. 76 ТК РФ. Применение оснований, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, является незаконным. В этом случае работнику должен быть возмещен заработок, не полученный им за период незаконного отстранения от работы (абз. 2 ст. 234 ТК РФ). Например, отстранение от работы продавца по причине недостачи в кассе денежных средств повлечет материальную ответственность работодателя, поскольку такое основание названной меры не предусмотрено трудовым законодательством. Также будет признано незаконным отстранение работника в связи с его появлением на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, если впоследствии работодатель не сможет этот факт доказать. За каждый случай незаконного отстранения работника от работы работодатель несет материальную ответственность.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Как отражается в учете недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная в результате проведенной инвентаризации, если с виновного работника недостача взыскивается частично?

Нормативные акты : Недостача в кассе

недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения.

Вернуться назад на Недостача

Термин «недостача» в общем смысле, означает отсутствие или нехватку чего-либо. Применив данный термин к кассе организации, получаем недостачу денежных средств. Как правило, она обнаруживается в ходе бухгалтерской проверки, называемой инвентаризацией.

содержится в Методических указаниях, утвержденных Приказом российского Министерства Финансов за № 49.

Сроки ее проведения, комиссия и материально ответственные лица устанавливаются на каждом предприятии индивидуально путем издания руководителем соответствующего приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись.

Следует знать, что на должность кассира не могут привлекаться лица в случаях:

Наличия уголовной ответственности ранее или в настоящее время;

Предоставления справки, подтверждающей факт серьезного хронического нарушения психики человека;

Установления за ними поступков, связанных с нарушением общественного порядка;

Медицинских заключений об установлении у гражданина заболеваний или склонности к алкоголизму и наркомании.

К помещению кассы также выставляются достаточно серьезные требования: оно должно иметь металлические двери и несгораемый сейф.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций в организации, утвержденных решением Совета Директоров Центрального российского Банка, бухгалтер обязан ежедневно пересчитывать денежные средства в кассе организации, которые хранятся в сейфе.

Для проверки наличности необходимо выполнить ряд последовательных действий.

В конце рабочего дня бухгалтер – кассир или другой сотрудник, в обязанности которого входит ведение кассы обязан сверить остаток в кассовой книге с наличием денежных средств в кассе.

В случае, если среди кассовых документов есть не подписанные суммы, то они подлежат возмещению кассиром, так как он является материально ответственным лицом, с которым заключен соответствующий договор.

Далее, если в кассе организации при пересчете найдены излишки или недостача, следует составить документ установленной формы под названием акт о результатах инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15). Затем составляется ведомость результатов бухгалтерской проверки (№ ИНВ -26).

В итоге всех произведенных действий происходит выявление результата инвентаризации с указанием ответственных лиц, которые будут нести ответственность.

В случае обнаружения недостачи бухгалтер сделает проводку со счетом 94 «Недостача материальных ценностей» корреспондирующего счета 50 «Касса организации».

Далее кассир возмещает сумму недостачи либо удержанием из его заработной платы, либо наличностью. Если данный инцидент произошел по вине инкассаторов, то денежные средства подлежат возврату на расчетный счет организации.

В случае, когда в организации при проведении инвентаризации обнаружили недостачу денежных средств, следует обратиться за консультацией к специалистам.

В качестве профессионалов данного профиля могут выступать квалифицированные юристы, опытные бухгалтера с опытом работы и аудиторы.

Они помогут легко и без особых проблем произвести документальное оформление данного процесса.

Излишек
Инвентаризация
Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация
Объекты учета
Организационные документы

Назад | | Вверх

©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

Главная — Статьи

Ответственность кассира: нарушение порядка работы с наличными деньгами, выявление недостачи

В соответствии со ст. 242 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством.
Согласно ст. 244 Трудового кодекса РФ письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В этом Перечне фигурируют, что вполне понятно, и кассиры (а также контролеры, кассиры-контролеры, иные работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров)).

Примечание. Если кассир (иное лицо при условии, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является его основной трудовой функцией) отказывается заключать договор, то это можно расценивать как неисполнение трудовых обязанностей (см. п. 36 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

На основании договора о материальной ответственности кассир будет нести полную материальную ответственность :
— за сохранность принятых им ценностей;
— за ущерб, причиненный как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то взыскание с виновного производится по распоряжению руководства (которое должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба).
До принятия решения в целях установления размера причиненного ущерба и причин проводится проверка соответствующей комиссией. Причем обязательно следует получить от работника письменные объяснения или же в случае отказа или уклонения составить акт (ст. 247 ТК РФ).
При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.
Если же:
— работник не согласен возместить ущерб добровольно, и (или)
— истек месяц, отведенный для вынесения распоряжения о взыскании, и (или)
— сумма, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, —
то взыскание производится только в судебном порядке.
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ).
Впрочем, работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Примечание. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.
Согласно ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет за собой наложение административного штрафа.
Под нарушением порядка понимается, во-первых, осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов . Лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (в том числе ПБОЮЛ) по одной сделке — 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У).
Во-вторых, неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности .
В-третьих, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств .
В-четвертых, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов .
Санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций серьезные: административный штраф на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.
В-пятых, необеспечение сохранности контрольных лент (Z-отчетов), книги кассира-операциониста и других документов по применению контрольно-кассовой техники не менее пяти лет . В данном случае будет отвечать руководитель — за нарушение сроков хранения учетных документов (ст.

В кассе недостача! что делать?

15.11 КоАП РФ, штраф от 2000 до 3000 руб.).
Следующие обстоятельства могут позволить смягчить административную ответственность (ст. 4.2 КоАП РФ):
— раскаяние лица, совершившего административное правонарушение;
— предотвращение лицом, совершившим административное правонарушение, вредных последствий административного правонарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда;
— совершение административного правонарушения в состоянии сильного душевного волнения (аффекта) либо при стечении тяжелых личных или семейных обстоятельств;
— совершение административного правонарушения несовершеннолетним;
— совершение административного правонарушения беременной женщиной или женщиной, имеющей малолетнего ребенка.
Дела по ст. 15.1 КоАП РФ рассматриваются налоговыми органами (ст. 23.5 КоАП РФ).
Статья 120 НК РФ устанавливает ответственность за отсутствие первичных документов и предусматривает взыскание штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Кассовые операции оформляются с использованием следующих первичных документов :
— приходного кассового ордера (N КО-1);
— расходного кассового ордера (N КО-2);
— кассовой книги (N КО-4);
— журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3);
— авансового отчета (N АО-1);
— справки-отчета кассира-операциониста (N КМ-6);
— сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (N КМ-7);
— Z-отчетов (контрольных лент ККТ), кассового чека.
В целях применения ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимаются как отсутствие первичных кассовых документов, так и несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, имущества организации, доходов, расходов и объектов налогообложения налогоплательщика.
Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода и отсутствуют признаки налогового правонарушения, то штраф составляет 5000 руб. Если те же нарушения совершены в течение более одного налогового периода, то размер штрафа — 15 000 руб.
Установлена и уголовная ответственность за совершение кассиром умышленных действий . Например, за кражу, т.е. тайное хищение чужого имущества (ст. 158 УК РФ). В простом, "неквалифицированном", варианте (т.е. без предварительного сговора, без проникновения в жилище, без особо крупного размера и т.п.) санкции таковы:
— штраф до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо
— обязательные работы до 180 часов, либо
— исправительные работы на срок от 6 месяцев до года, либо
— ограничение свободы на срок до двух лет, либо
— арест на срок от двух до четырех месяцев, либо
— лишение свободы на срок до двух лет.
Мошенничество , т.е. хищение чужого имущества или приобретение права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием (ст. 159 УК РФ), наказывается:
— обязательными работами на срок до 180 часов, либо
— исправительными работами на срок от 6 месяцев до года, либо
— арестом на срок от двух до четырех месяцев, либо
Присвоение или растрата , т.е. хищение чужого имущества, вверенного виновному (ст. 160 УК РФ), наказываются:
— штрафом в размере до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо
— обязательными работами на срок до 120 часов, либо
— исправительными работами на срок до шести месяцев, либо
— ограничением свободы на срок до двух лет, либо
— лишением свободы на срок до двух лет.
Присвоение — это неправомерное удержание (невозвращение) чужого имущества с целью обращения его в свою пользу лицом, которому это имущество было вверено. Растрата же состоит в продаже, потреблении, отчуждении или передаче третьим лицам вверенного виновному чужого имущества.
Напомним напоследок, что работник может быть уволен по инициативе работодателя, если имеет место:
— совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (пп. "г" п. 6 ст. 81 ТК РФ);
— совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ).

Добрый день! Ситуация следующая: Я работала администратором с совмещением обязанностей кассира, был заключен договор о полной материальной ответственности.

В декабре 2017 года нам задержали зарплату и перед Новым годом дали всего 5000 руб. Я взяла с кассы 15000 рублей, написав при этом бумажку, долг за такой-то, возврат с заработной платы, дата, подпись… Об этом знала моя напарница-второй администратор, она тоже собиралась взять с кассы деньги под зарплату, у нас такое практиковалось ни один раз, мы брали в долг и всегда закладывали с первой зарплаты.

После новогодних праздников, перед моей первой рабочей сменой-4 января, мне позвонила глав. бух и сообщила, что сегодня 3 января 2018 года мы провели ревизию и обнаружили в кассе недостачу в размере 15000 руб, был составлен акт о недостаче в присутствии понятых и во избежании проблем, попросила меня явиться в офис, где находится наша администрация и написать заявление по собственному желанию, иначе она обратиться в полицию и я буду нести уголовную ответственность.

С главным бухгалтером у нас очень плохие отношения, в принципе как и у всех сотрудников с ней, но больше всех она невзлюбила меня, то есть с ее стороны была открытая личная неприязнь, об этом знала вся наша фирма, поэтому уволить меня было ей на руку.

Я явилась в офис, объяснила руководству, что мы всегда с кассы брали деньги и всегда закладывали, что я в любом случае заложила бы эти деньги. В ответ мне предложили либо заявление на увольнение, либо уголовная ответственность. Я написала по собственному, в этот же день мне выдали трудовую книжку и дали полный расчет за минусом этих 15000 рублей, которые я должна в кассу, и не выплатили мне 1900 рублей, так как в кассе не хватало денег. Но в расходнике я расписалась, как будто бы мне все выдали. Глав. бух сказала, что недостачу в кассе тогда она проводить не будет и проведет ее как будто мне выдали зарплату за декабрь 2017 года.

Позже подъехать к ней и напомнить, что она мне еще недодала 1900 руб, чтобы выдать их мне и окончательно со мной рассчитаться. На этом мы и разошлись. В период январь-март 2018 года отделение, с которого меня вынудили уволиться закрывается и сотрудникам, которые там работали вместе со мной не выплачивают расчет, они в свою очередь обращаются в труд. инспекцию и Прокуратуру, начинаются проверки.

Сегодня я ездила к глав.буху для получения справок по форме 2 -НДФЛ и напомнила ей, что за фирмой передо мной висит долг 1900 руб., на что глав бух мне ответила, что она до сих пор не закрыла недостачу по кассе 15000 руб.

и она намерена обратиться в полицию для возбуждения уголовного дела в отношении меня. На что я ответила, что она удержала же с меня 15000 рублей, о какой недостачи может быть речь. Ответ меня поразил, нет никаких документов, подтверждающих о том, что я вернула эти деньги, а значит, я их должна, недостача никуда не делась.

Недостача денежных средств в кассе

А также она подчеркнула, что и фирма передо мной не в долгу, ведь я расписалась в расходнике, что получила все в полном размере…

Я в недоумении, мы ведь решили разойтись по-хорошему, если можно так сказать, в обмен на мое увольнение она не даст ход недостачи, в противном бы случае, если бы она дала ход, я бы получила бы расчет и сама внесла бы недостачи, потребовав от них приходник, что они получили эту сумму от меня, а теперь выходит, что я не могу доказать документально, что я ничего не должна.

Что мне делать в этом случае? Глав бух, сказала, на днях напишет заявление в полицию о краже и подаст иск в суд об оспаривании статьи моего увольнения, то есть не по собственному, а уволить меня по статье. И следующий момент, грозит ли мне уголовная ответственность в моем случае, ведь факт недостачи был обнаружен 3 января, но и 3 января я уволилась, мне выплатили весь расчет, ведь логически, если была недостача, как тогда меня полностью могли расчитать? Факт недостачи был обнаружен в обеденное время, а увольнялась я в 20:00, все фиксировали камеры.

Пожалуйста, проанализируйте мою ситуацию и напишите ответ, что я могу сделать в этом случае и действительно ли мне грозит уголовная ответственность? Спасибо.

Если в кассе недостача денежных средств, то это обычно выявляется самим кассиром (работником, выполняющим функции кассира) или его непосредственным руководителем либо в ходе инвентаризации или ревизии кассы. Ревизию кассы проводит специальная комиссия, назначенная для этих целей приказом руководителя организации. Кроме того, проверять фактическое наличие денег в кассе вправе учредители (участники, акционеры) организации, вышестоящая (головная) организация, а также независимые аудиторы или аудиторские компании на основании заключенных c ними договоров на оказание аудиторских услуг. Это указано в пунктах 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее - Порядок).

Порядок проведения ревизии кассы

Внезапная (без предупреждения материально ответственного лица) ревизия кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, например, не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Кроме того, ревизия кассы должна проводиться перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также при смене материально ответственного лица (кассира), обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и возникновении чрезвычайных ситуаций (стихийного бедствия, пожара и др.). Об этом говорится в пункте 37 Порядка и пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ).

Ревизию кассы (как внезапную, так и плановую) проводит комиссия , назначенная приказом руководителя организации. Проверка проходит в присутствии материально ответственного лица. Только если кассир был вынужден внезапно оставить свое рабочее место либо не вышел на работу из-за болезни или по другой уважительной причине, находящиеся в кассе деньги пересчитывает другой кассир или иное должностное лицо, которому они передаются. Такой пересчет производится в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации либо в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. По результатам пересчета и передачи денежных средств и иных ценностей другому материально ответственному лицу составляется акт за подписями соответствующих лиц (п. 35 Порядка).

До начала ревизии кассы от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выбывшие - списал в расход.

Во время ревизии кассы комиссия осуществляет полный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. После пересчета фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется c данными, отраженными в кассовой книге. По результатам составляется акт ревизии наличных денежных средств, который подписывают председатель и все члены комиссии и материально ответственное лицо (п. 37 Порядка). Примерная форма этого акта приведена в приложении № 4 к Порядку. Акт обычно составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица (образец заполненного акта приведен ниже).

Рисунок 1. Образец акта ревизии наличных денежных средств

Акт ревизии наличных денежных средств необходимо оформлять независимо от результатов проверки (даже при отсутствии каких-либо расхождений c учетными данными). Но если комиссия выявила недостачу или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи (излишка) и взять c материально ответственного лица письменное объяснение причин ее (его) возникновения. Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем акте (примерная форма такого акта приведена ниже). Затем материалы ревизии кассы передаются на рассмотрение руководителю организации (иному уполномоченному лицу), который должен принять решение по результатам ревизии.

Рисунок 2. Образец акта об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе

Ответственность кассира

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и по причине небрежного или недобросовестного отношения к своим должностным обязанностям (п. 33 Порядка). Иными словами, в случае если в кассе недостача денежных средств, вверенных кассиру, он обязан возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Основание - статья 242 ТК РФ.

После издания приказа о назначении кассира на работу c ним заключается договор о полной материальной ответственности (п. 32 Порядка). Он может быть заключен только c совершеннолетним работником, то есть c работником, достигшим возраста 18 лет (ст. 244 ТК РФ). Работодатели вправе заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности лишь c теми работниками, которые принимаются на должности или фактически выполняют работы, предусмотренные в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85. В названном приложении указаны и должности кассира, контролера, кассира-контролера (в том числе старших), и работы по приему и выплате всех видов платежей, по ведению расчетов при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг. Значит, заключение c кассиром или другим работником, выполняющим обязанности кассира (например, бухгалтером, старшим бухгалтером, экономистом), договора о полной материальной ответственности не противоречит требованиям действующего законодательства.

В каких случаях кассир освобождается от материальной ответственности

В статье 239 ТК РФ указано, что работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие:

• непреодолимой силы (чрезвычайного и непредотвратимого при данных условиях обстоятельства, например стихийного бедствия или пожара);
• нормального хозяйственного риска. К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. При этом сам работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, а также принял меры для предотвращения ущерба;
• крайней необходимости или необходимой обороны;
• необеспечения работодателем надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Руководитель организации обязан оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Это указано в пункте 29 Порядка. Если работодатель не создал необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, и именно это явилось причиной недостачи в кассе, кассира нельзя привлечь к материальной ответственности. В этом случае к ответственности, но только административной, привлекается руководитель организации и сама организация-работодатель. На руководителя может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Дисциплинарная ответственность

Помимо материальной ответственности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание (ст. 192 и 193 ТК РФ). Так, в случае выявления недостачи в кассе кассиру может быть сделано замечание или объявлен выговор, а при определенных обстоятельствах работодатель вправе даже уволить его. Принимая решение о наложении дисциплинарного взыскания, необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ст. 192 ТК РФ).

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен потребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней работник его не представил, составляется соответствующий акт. Между тем непредставление работником письменных объяснений не является препятствием для наложения дисциплинарного взыскания (абз. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ).

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Однако если к моменту выявления проступка прошло со дня его совершения больше шести месяцев (в случае выявления проступка по результатам ревизии кассы или аудиторской проверки - больше двух лет), то привлечь работника к дисциплинарной ответственности уже нельзя. Основание - абзац 4 статьи 193 ТК РФ.

Что понимается под ущербом

Справка

Согласно пункту 2 статьи 15 ГК РФ ущерб может быть реальным и в виде упущенной выгоды. Реальным ущербом признается утрата или повреждение имущества, а также расходы, которые потерпевшей стороне нужно будет произвести для полного восстановления такого имущества. Упущенная выгода - это неполученные доходы, которые лицо, чье право нарушено, получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его имущество не было повреждено или утрачено.

В статье 238 ТК РФ указано, что работник обязан возместить работодателю лишь причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенную выгоду) взыскать c работника нельзя. Под прямым действительным ущербом понимается:

• реальное уменьшение наличного имущества работодателя или третьих лиц (при условии, что имущество третьих лиц находится у работодателя и он несет ответственность за сохранность этого имущества);
• ухудшение состояния имущества работодателя или третьих лиц;
• необходимость для работодателя затратить средства на приобретение нового или восстановление поврежденного имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

К прямому действительному ущербу относятся, например, недостача денежных или имущественных ценностей, порча материалов, поломка оборудования, расходы на ремонт поврежденного имущества, выплаты за время вынужденного прогула или простоя, суммы уплаченных штрафных санкций

Приказ (распоряжение) руководителя организации о применении дисциплинарного взыскания доводится до сведения работника под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если работник отказывается ознакомиться c данным приказом (распоряжением) под роспись, то об этом факте составляется соответствующий акт (абз. 6 ст. 193 ТК РФ).

Недостача в кассе - повод для увольнения!

Обратите внимание

В статье 192 ТК РФ указано, что в качестве меры дисциплинарного взыскания работодатель вправе уволить работника, непосредственно обслуживающего денежные или товарные ценности, если последний совершил виновные действия, которые дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя. Такая причина для расторжения трудового договора по инициативе работодателя предусмотрена в части 7 статьи 81 ТК РФ.

Следовательно, если недостача в кассе возникла по вине кассира и руководитель организации опасается в дальнейшем доверять этому кассиру денежные средства, он имеет право уволить такого работника на основании части 7 статьи 81 ТК РФ

Взыскание недостачи c виновного работника

Поскольку кассир несет перед работодателем полную материальную ответственность, в случае самостоятельного обнаружения недостачи в кассе либо ее выявления в ходе ревизии он обязан возместить работодателю недостающую сумму. Если виновный работник согласен добровольно возместить работодателю сумму недостачи, он может внести ее в кассу или обратиться c заявлением об удержании этой суммы из его заработной платы.

В бесспорном порядке работодатель вправе взыскать c виновного работника лишь такую сумму недостачи, которая не превышает его среднего месячного заработка . Данный вывод следует из положений статьи 248 ТК РФ. Согласие работника при этом не обязательно.

Приказ (распоряжение) руководителя о порядке и сроках взыскания недостачи должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (абз. 1 ст. 248 ТК РФ). Возможные варианты - удержание суммы недостачи из ближайшей заработной платы кассира, внесение кассиром недостачи в кассу организации в определенный срок, удержание части суммы из зарплаты c довнесением остатка долга в кассу и др. Принятое руководителем решение отражается в акте ревизии наличных денежных средств и может дополнительно оформляться отдельным приказом (распоряжением).

Работодатель и кассир, виновный в недостаче, вправе договориться о возмещении ущерба c рассрочкой платежа . Такая возможность предусмотрена в абзаце 4 статьи 248 ТК РФ. В этом случае кассир предоставляет работодателю письменное обязательство о добровольном возмещении недостачи, в котором указывает конкретные сроки платежей. При увольнении работника, который дал подобное письменное обязательство, но впоследствии отказался возместить причиненный ущерб (полностью или частично), оставшуюся непогашенной сумму задолженности работодатель сможет взыскать только через суд.

Допустим, кассир отказывается возместить сумму недостачи. Тогда недостача взыскивается в судебном порядке. Работодатель вправе обратиться в суд c соответствующим иском в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Организации-работодателю придется взыскивать недостачу через суд также при следующих обстоятельствах (абз. 2 ст. 248 ТК РФ):

• если сумма недостачи, подлежащая взысканию c работника, превышает его средний месячный заработок;
• если истек месячный срок, отведенный для издания распоряжения о взыскании недостачи, размер которой не превышает среднего месячного заработка виновного работника.

Обратите внимание: сумма ущерба, подлежащая взысканию c работника, может быть снижена c учетом степени и формы вины работника, его материального и семейного положения и других обстоятельств (ст. 250 ТК РФ). Решение об этом принимается комиссией или иным органом по рассмотрению трудовых споров, а при взыскании ущерба в судебном порядке - судом. Размер ущерба не может быть снижен, если этот ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях.

Кроме того, работодатель имеет право c учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания c виновного работника. Основание - статья 240 ТК РФ. Так, руководитель организации вправе полностью освободить работника от обязанности возместить недостачу, если сочтет сумму недостачи незначительной (например, при недостаче не более 100 руб.).

Если работник невиновен

Иногда недостача в кассе возникает не по вине кассира или другого работника организации. Причиной недостачи может быть ограбление кассы или офиса, нападение на кассира при перевозке денег из банка, пожар и др.

В подобных ситуациях, помимо обращения в органы милиции c соответствующим заявлением, необходимо провести внеплановую инвентаризацию кассы. Такое требование содержится в пункте 2 статьи 12 Закона № 129-ФЗ. По результатам инвентаризации оформляется акт по форме № ИНВ-15. Форма этого акта во многом совпадает c формой акта ревизии наличных денежных средств.

В акте инвентаризации указывают фактический остаток денежных средств, обнаруженный в кассе, и остаток по учетным данным, определяют сумму недостачи и приводят причины (обстоятельства) возникновения недостачи.

Отражение недостачи в налоговом и бухгалтерском учете

Недостача возникла по вине кассира . В этом случае сумма выявленной недостачи не является расходом организации ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Она подлежит взысканию c виновного работника по распоряжению руководителя организации или через суд.

По мнению автора, сумма недостачи, возмещенная кассиром организации-работодателю, при налогообложении прибыли не учитывается. Эту сумму не следует включать во внереализационные доходы, например, на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ. Дело в том, что при возникновении в кассе недостачи и ее последующем возмещении виновным сотрудником у организации не возникает дохода. Напомним, что согласно статье 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую можно оценить. Очевидно, что если кассир, виновный в недостаче, возмещает работодателю недостающую в кассе сумму, то у последнего не возникает экономической выгоды и, значит, не образуется дохода, подлежащего налогообложению.

Обратите внимание: изложенный подход применим только к случаям возмещения работником недостачи в кассе и иным аналогичным ситуациям. Допустим, устраняя ущерб, нанесенный работником, организация осуществила какие-либо расходы (например, отремонтировала помещение кассы или сейф, поврежденные работником, либо приобрела запчасти для ремонта принадлежащего ей автомобиля, попавшего по вине работника в дорожно-транспортное происшествие) и правомерно учла их при расчете налога на прибыль. В этом случае сумма ущерба, возмещенная работником (взысканная c него), признается доходом организации-работодателя. Она включается во внереализационные доходы на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ.

Если работник отказался возмещать недостачу и организация вынуждена взыскивать ее в судебном порядке, понесенные при этом судебные издержки и сумму уплаченной государственной пошлины она вправе включить во внереализационные расходы на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

В бухгалтерском учете организации сумма недостачи, возмещенная работником, отражается в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). Указанные поступления учитываются в том отчетном периоде, в котором они признаны должником или судом вынесено решение об их взыскании (п. 16 ПБУ 9/99). Если кассир возмещает сумму недостачи в добровольном порядке (вносит в кассу единовременно всю сумму или по частям или недостача удерживается из его зарплаты), в бухучете организация включает эту сумму в прочие доходы в день, когда работник был ознакомлен под роспись c приказом руководителя о взыскании c него недостачи. Считается, что работник, подписавший указанный приказ и не представивший никаких возражений, фактически признал свой долг.

Пример

В июле 2010 года О.А. Тихомирова, бухгалтер-кассир ООО «Стайлинг», самостоятельно обнаружила недостачу в кассе в размере 1000 руб. и сообщила об этом главному бухгалтеру. В день выявления недостачи в организации была проведена ревизия кассы. Факт недостачи зафиксирован в акте ревизии наличных денежных средств, c бухгалтера-кассира взяты письменные объяснения. Генеральный директор ООО «Стайлинг» принял решение взыскать сумму недостачи c О.А. Тихомировой, удержав ее из заработной платы за июль 2010 года. С соответствующим приказом О.А. Тихомирова была ознакомлена под роспись 14 июля 2010 года и согласилась возместить недостачу.

В налоговом учете ООО «Стайлинг» сумма выявленной и возмещенной бухгалтером-кассиром недостачи не отражается.

В июле в бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50

1000 руб. - отнесена на виновное лицо сумма выявленной недостачи;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - 1000 руб. - удержана из заработной платы кассира сумма недостачи.

Организация решила не взыскивать недостачу c кассира . Как уже отмечалось, исходя из конкретных обстоятельств (размера заработной платы, материального и семейного положения работника, размера причиненного ущерба, степени вины и т. п.), работодатель может полностью или частично отказаться от взыскания недостачи c виновного работника (ст. 240 ТК РФ).

Сумма недостачи, соответствующая прощенному долгу работника, не может быть признана при расчете налога на прибыль . Ведь расходы на покрытие ущерба, которые организация имела возможность взыскать c виновного лица, но не стала взыскивать, не являются экономически обоснованными и не направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Более того, в составе внереализационных расходов можно учесть только те суммы убытков от хищений, виновники которых не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Допустим, по решению руководителя организации кассир возмещает только часть недостачи (например, 50 или 75%), а от взыскания оставшейся суммы долга работодатель отказывается. По мнению автора, в этом случае ни сумма, возмещаемая кассиром, ни оставшаяся невозмещенной часть недостачи в целях налогообложения не учитываются. Ведь в отношении обеих сумм у организации не возникает экономической выгоды и, следовательно, не образуется налогооблагаемый доход (ст. 41 НК РФ).

В бухгалтерском учете сумма недостачи, которую организация отказалась взыскивать c работника, включается в прочие расходы на основании пункта 11 ПБУ 10/99. При возмещении кассиром только части долга сумма, внесенная в кассу или удержанная из его зарплаты, отражается в составе прочих доходов, а прощенная сумма - в составе прочих расходов организации (п. 7 ПБУ 9/99 и п. 11 ПБУ 10/99). Названный доход учитывается в том отчетном периоде, в котором работник признал свой долг или суд вынес решение о его взыскании (п. 16 ПБУ 9/99).

Пример

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, генеральный директор ООО «Стайлинг» издал приказ о взыскании c бухгалтера-кассира только 75% от суммы недостачи, то есть 750 руб. (1000 руб. * 75%). Эту сумму О.А. Тихомирова внесла наличными в кассу организации 15 июля 2010 года.

Взысканная c работницы сумма недостачи, а также сумма, от взыскания которой компания отказалась, при исчислении налога на прибыль ООО «Стайлинг» не учитываются.

В бухгалтерском учете организации в июле 2010 года сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50 - 1000 руб. - выявлена недостача в кассе;

ДЕБЕТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94 - 750 руб. - отнесена на виновное лицо часть суммы недостачи, подлежащая взысканию c работника;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - 750 руб. - внесена в кассу сумма недостачи;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94 - 250 руб. (1000 руб. - 750 руб.) - признана в составе прочих расходов часть суммы недостачи, не подлежащая взысканию c работника.

Кассир не виновен в недостаче . Если причиной недостачи в кассе является кража или хищение денег неустановленными лицами, то в налоговом учете убытки организации от такого хищения приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Основание - подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Органы государственной власти, уполномоченные в зависимости от вида совершенного преступления производить предварительное расследование, перечислены в статье 151 УПК РФ. Предварительное следствие по уголовным делам о хищениях имущества проводится следователями органов внутренних дел РФ (п. 3 ч. 2 ст. 151 УПК РФ). Если лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено, то предварительное следствие приостанавливается, о чем следователь выносит соответствующее постановление. Основание - части 1 и 2 статьи 208 УПК РФ.

Следовательно, для того чтобы организация смогла признать в целях налогообложения сумму убытка от хищения денежных средств, у нее должна быть копия постановления о приостановлении предварительного следствия в связи c неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, либо копия постановления об отказе в возбуждении уголовного дела. При наличии копии любого из указанных документов организация включает суммы убытков от хищений во внереализационные расходы того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено данное постановление. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894 и от 08.06.2009 № 03-03-05/103.

В бухгалтерском учете сумма недостачи в кассе, виновные в возникновении которой не установлены, списывается на финансовые результаты организации. Это указано в пункте 3 статьи 12 Закона № 129-ФЗ и пункте 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Пример

В результате проникновения неустановленных лиц в ночь c 25 на 26 апреля 2010 года в офис ООО «Гросс-инвест» из кассы организации были похищены денежные средства в сумме 590 152 руб. Компания обратилась в органы внутренних дел c заявлением о хищении. Однако в результате предварительного следствия лица, виновные в совершении данного преступления, не были установлены. Поэтому 30 июня 2010 года было вынесено постановление о приостановлении предварительного следствия в связи c неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого. Организация получила копию этого постановления 12 июля 2010 года.

Поскольку лица, виновные в хищении денежных средств из кассы ООО «Гросс-инвест», не установлены и у организации имеется копия постановления о приостановлении предварительного следствия, похищенную сумму она вправе учесть при расчете налога на прибыль. В июне 2010 года (в месяце, когда было вынесено постановление о приостановлении предварительного следствия) компания включила во внереализационные расходы 590 152 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Гросс-инвест» сделаны следующие записи:

в апреле 2010 года

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50 - 590 152 руб. - выявлена недостача в кассе;

в июне 2010 года

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94 - 590 152 руб. - списана недостача, виновник которой не установлен.

1 Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

По результатам инвентаризации в операционной кассе выявлена недостача. Ущерб возможно взыскать с кассира. Причем подобный случай может быть основанием для увольнения работника. Однако, совершая данные действия, следует помнить о нормах законодательства. В противном случае трудовых споров не избежать.

Материальная ответственность кассира

В соответствии со статьей 242 Трудового кодекса РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством. Среди таких случаев можно, в частности, указать недостачу ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора.

Согласно статье 244 Трудового кодекса РФ, письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В частности, к таким должностям относятся должности кассиров, контролеров, кассиров-контролеров (в том числе старших), а также других работников, выполняющих обязанности кассиров (контролеров).

Таким образом, кассир на основании указанного выше договора будет нести полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный фирме как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Взыскание недостачи

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками следует провести проверку для установления размера нанесенного ущерба и причин его возникновения. Для этого, как правило, создают комиссию с участием соответствующих специалистов.

Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 Трудового кодекса РФ).

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднемесячного заработка, производится по распоряжению руководства. Причем распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, то взыскание возможно только в судебном порядке.

При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.

Человек, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

При увольнении работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но в дальнейшем отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность может быть взыскана только в судебном порядке (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Следует учитывать, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 Трудового кодекса РФ).

ЕСЛИ КАССИР ОТКАЗЫВАЕТСЯ ЗАКЛЮЧАТЬ ДОГОВОР

Данный факт можно рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей работником со всеми вытекающими отсюда последствиями. Об этом сказано в пункте 36 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2. Данная норма действует только в том случае, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника.

Административная и уголовная ответственность кассира

Помимо материальной ответственности, кассир может быть привлечен к административной и даже к уголовной ответственности. При этом возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Административная ответственность грозит в случае нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившегося:
- в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
- в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;
- в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Совершение данного правонарушения влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

В случае присвоения или растраты кассиром вверенных ему материальных ценностей (то есть хищения указанных ценностей) он подлежит уголовной ответственности (ст. 160 Уголовного кодекса РФ).

Возможно ли увольнение?

Чтобы ответить на поставленный вопрос, следует проанализировать нормы Трудового кодекса РФ. Там определено, что работник может быть уволен по инициативе работодателя, если имеет место:
- совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;
- совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя. Причем увольнение работника по данному основанию в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, совершены работником вне места работы или по месту работы, но не в связи с исполнением им трудовых обязанностей, не допускается позднее одного года со дня обнаружения проступка работодателем.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в кассе – обязательная процедура, проводимая с целью контроля правильности ведения кассовых операций. Процедура инвентаризации кассы имеет ряд особенностей, которые мы подробно рассмотрим в сегодняшней статье.

Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи

Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы.

Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью: (нажмите для раскрытия)

• проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
• проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
• выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
• проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
• проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.).

Регламент инвентаризации, нормативные документы, сроки

В соответствии с вышеперечисленными документами необходимо разработать внутренний нормативный акт, который будет регламентировать процедуру инвентаризации в конкретной организации. Данный документ может быть выпущен отдельно (Положение об инвентаризации кассы ) либо быть частью общего Порядка проведения инвентаризации на фирме. Кроме того, Положение об инвентаризации кассы может быть оформлено как часть учетной политики. Это целесообразно делать в случае, если речь идет о небольшой фирме или ИП.

Отдельно стоит поговорить о сроках инвентаризации кассы. Законодательством не утверждена периодичность проверки ведения кассовых операций. Каждая организация вправе проводить проверки по своему усмотрению, соблюдая при этом утвержденные внутренние положения. При этом следует знать, что законом утверждены случаи обязательной проверки кассы.

Вот основные из них: (нажмите для раскрытия)

• ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, следует проинвентаризировать кассу и подать в бухгалтерию информацию об остатках наличности и денежных документов;
• в случае, если произошла смена МОЛа (уволен завкассой, кассир переведен на другую должность и т.п.), обязательно нужно провести инвентаризацию кассы с целью проверки сохранности наличности;
• инвентаризация кассы обязательна по факту проведения любой из форм реорганизации компании (слияние, поглощение, смена правовой формы и т.п.), а также при ликвидации и банкротстве;
• в ситуации, когда на предприятии установлены факты хищений и злоупотреблений со стороны работников кассы, то на основании соответствующих актов следует провести инвентаризацию.

При оформлении Положения об инвентаризации кассы на предприятии следует учитывать все вышеперечисленные случаи. Целесообразно составить документ в виде графика, в котором указать даты проверки кассы, а также отдельно описать случаи обязательных ревизий в соответствие с законодательными требованиями.

Как проинвентаризировать кассу: пошаговая инструкция, документы, проводки

Этап 1. Подготовка к инвентаризации

Подготовительный этап проверки кассы начинается с издания приказа о ее проведении. В документе следует указать:

• дату проверки. Если речь идет о комплексной инвентаризации всех касс предприятия (например, проверка касс сети магазинов), то целесообразно составить график, в котором указать дату проведения проверок конкретной кассы, а также общий период инвентаризации;
• состав инвентаризационной группы. Членами проверяющей группы могут быть сотрудники бухгалтерии, подразделений аудита, финансового мониторинга и безопасности, а также работники прочих отделов контроля. Инвентаризировать кассу запрещено сотрудникам взаимозависимых с кассой подразделений;
• документ, утверждающий результаты проверки (см. → ).

Этап 2. Процедура проверки

В день проверки члены инвентаризационной группы являются в кассу. На момент проведения проверки все кассовые операции должны быть прекращены, а именно:

• все расходные и приходные ордера переданы в бухгалтерию;
• денежные средства и документы, находящиеся в кассе и переданные под ответственность кассира, оприходованы;
• наличность, выданная из кассы, списана, о чем имеются соответствующие подтверждающие документы.

Далее проверяющие переходят к основному этапу инвентаризации, а именно к пересчету наличности и денежных документов. Присутствие всех членов инвентаризационной комиссии – обязательное условие для проведения данной процедуры. Пересчет денег может осуществляться как вручную, так и с использованием ККТ. По факту пересчета проверяющий сравнивает полученный результат с данными, указанными в оборотно-сальдовой ведомости.

Этап 3. Оформление результатов.

По факту проверки возможен один из результатов проверки, а именно:

• сумма наличности и денежных документов соответствует информации, указанной в оборотно-сальдовой ведомости;
• выявлен излишек денег;
• обнаружена недостача наличности.

Вне зависимости от результата инвентаризации, проверяющие обязаны оформить результат проверки актом по форме ИНВ-15. Расскажем о некоторых особенностях заполнения бланка ИНВ-15:

1. При оформлении бланка обязательно заполнение необходимых реквизитов: наименование предприятия, код КВЭД, основание для проведения инвентаризации (номер, дата приказа), номер, дата акта, а также дату, на которую проводилась проверка. Подчеркнем, что акт об инвентаризации составляется в день ее проведения, не позже;
2. В основной части акта проверяющий указывает учетную и фактическую сумму денежных средств и документов. Оба показателя отражаются в разрезе видов наличности и документов (отдельно наличность, марки, ценные бумаги и т.п.). Суммы должны быть указаны как цифрами, так и прописью;
3. По факту проверке в акте отражается информация о выявленных излишках/недостача (при наличии). В случае, если учетные данные о средствах и документах соответствуют с их фактическим наличием, то в графа «Излишки», «Недостача» ставятся прочерки;
4. Обратная сторона бланка содержит информацию, касающуюся объяснений МОЛом причин выявленных недостачи (излишков), а также решение руководителя организации по данному вопросу (выговор, увольнение, необходимость погашения сумму недостачи за счет ответственного лица или предприятия и т.п.).

Обязательное условие для признания акта инвентаризации действительным – наличие всех необходимых подписей, а именно:

• членов комиссии, утверждающих акт;
• МОЛа, подтверждающего факт ответственного хранения ценностей, перечисленных в акте (дополнительная подпись – в случае объяснения причин излишков/недостачи);
• руководителя под решением, принятым в отношении выявленных излишков/недостачи.

Этап 4. Учет результатов инвентаризации.

В случае, если какие-либо отклонения по результатам инвентаризации выявлены не были, то отражать результаты проверке в учете не нужно. Если же в кассе выявлены излишки или обнаружена недостача, то этот факт необходимо отразить в учете.

Рассмотрим примеры по каждому из случаев.

Нарушения при проведении инвентаризации кассы

Нарушение №1 . Отсутствие одного из члена инвентаризационной группы.

Приказом о проведении инвентаризации кассы на ОА «Триада» утвержден список членов комиссии. В день инвентаризации один из членов группы (Субботин К.П.) не явился на работу по причине болезни. Проверка кассы проводилась без Субботина, его подпись отсутствует в акте ИНВ-15.

В данном случае «Триадой» допущена довольно распространенная ошибка. В случае отсутствия одного из членов группы, его следует заменить на другого сотрудника с соответствующими полномочиями, после чего внести соответствующие изменения в приказ об инвентаризации (см. → )

Нарушение №2 . Пересчет наличности в кассе производится в присутствие одного из проверяющих и завкассой.

При пересчете наличности во время инвентаризации кассы ООО «Фламинго» присутствовал член комиссии Голубев и завкассой Кукушкина. Излишков и недостач по факту проверки выявлено не было, в акте ИНВ-15 поставили подписи все члены комиссии.

Присутствие всех членов комиссии при пересчете наличности – обязательное условие для признания акта ИНВ-15 действительным. В данном случае имело место нарушение порядка проведения проверки кассы, акт, составленный по ее результатам, является недействительным.

Нарушение №3 . Кассир не был ознакомлен с актом ИНВ-15.

По результатам проверки кассы АО «Колибри» выявлена недостача в сумме 5.702 руб. По решению директора «Колибри», отраженном в акте ИНВ-15, виновным в растрате средств признан завкассой Комов, в связи с чем он обязан погасить сумму недостачи за счет собственных средств. Акт ИНВ-15 подписан членами комиссии и директором «Колибри». Подписи Комова в акте отсутствуют.

Так как завкассой Комов не был ознакомлен с результатами инвентаризации, решение о признание его виновным и факт удержания средств в счет погашения недостачи является неправомерным. Согласно законодательству, Комов должен быть ознакомлен с результатам проверки, а также объяснить причины выявленной недостачи.