Основными функциями отдела материально-технического обеспечения являются определение потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе и др.). Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах. Обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества. Составление балансов материально-технического обеспечения, сводных таблиц по видам сырья, материалов. Создание запасов, необходимых для производства. Подготовка и заключение договоров с поставщиками. Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов. Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли и заготовительных организаций с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов. Доставка материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными договорами. Приемка материально-технических ресурсов на склады сырья и материалов. Контроль качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады сырья и материалов.

Основными задачам отдела материально-технического обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами. Подготовка и заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов. Организация рационального использования материально-технических ресурсов.

Служба (отдел) материально-технического снабжения представляет собой организационно-структурное подразделение предприятия, в обязанности которого входят поставка на предприятие основных и вспомогательных материалов, топлива, покупных полуфабрикатов, инструментов и технологической оснастки, оборудования, станков, аппаратов и агрегатов.

В состав звеньев системы материально-технического снабжения входят отдел материально-технического снабжения и находящиеся в его подчинении снабженческие склады.

Характерными видами деятельности служб материально-технического снабжения являются: классификация и индексация материалов, нормирование расходов и запасов материалов, определение потребности предприятия в материалах, организация складского хозяйства и системы обеспечения цехов средствами производства.

Классификация материалов. Современные предприятия испытывают потребность в разнообразных материалах широкой номенклатуры и ассортимента. С целью удешевления производства, поиска новых материалов, позволяющих улучшить свойства и качество продукции, оздоровления условий производства на предприятии необходимо осуществлять классификацию и индексацию используемых материалов. Эта работа нужна и для совершенствования системы оперативного и бухгалтерского учета.

В основе классификации лежит группировка материалов по однородности характерных признаков с последующим распределением на разделы, подразделы, виды и т.д. Каждому из разделов присваивается соответствующий индекс по десятичной системе.

Классификация осуществляется в виде таблиц, в которых каждому разделу присвоен индивидуальный индекс классификатора, со ссылкой на технические условия, стандарты или сертификаты, с указанием цены продавца и цены приобретения.

Цена продавца представляет собой цену поставщика и указывается им при заключении договора-поставки. Цена приобретения включает цену продавца, а также все расходы, связанные с приобретением и доставкой материалов, -- наценку посреднических организаций, транспортные тарифы, затраты по доставке грузов на склады предприятия и цехов.

• 1. Планирование, которое предполагает:
  • · изучение внешней и внутренней среды предприятия, а также рынка отдельных товаров;
  • · прогнозирование и определение потребности всех видов материальных ресурсов, планирование оптимальных хозяйственных связей;
  • · оптимизацию производственных запасов;
  • · планирование потребности материалов и установление их лимита на отпуск цехам;
  • · оперативное планирование снабжения.

2. Организация, которая включает:

• · сбор информации о потребной продукции, участие в ярмарках, выставках-продажах, аукционах и т. п.;
• · анализ всех источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах с целью выбора наиболее оптимального;
• · заключение с поставщиками хозяйственных договоров на поставку продукции;
• · получение и организацию завоза реальных ресурсов;
• · организацию складского хозяйства, входящего в состав органов снабжения;
• · обеспечение цехов, участков, рабочих мест необходимыми материальными ресурсами;
• 3. Контроль и координация работы, в состав которых входят:
  • · контроль за выполнением договорных обязательств поставщиков, выполнение ими сроков поставки продукции;
  • · контроль за расходованием материальных ресурсов в производстве;
  • · входной контроль за качеством и комплектностью поступающих материальных ресурсов;
  • · контроль за производственными запасами;
  • · выдвижение претензий поставщикам и транспортным организациям;
  • · анализ действенности снабженческой службы, разработка мероприятий по координации снабженческой деятельностью и повышение ее эффективности.

В условиях рынка у предприятий возникает право выбора поставщика, а значит, и право закупки более эффективных материальных ресурсов. Это заставляет снабженческий персонал предприятия внимательно изучать качественные характеристики продукции, изготовляемой различными поставщиками.

Критериями выбора поставщика могут быть надежность поставки, возможность выбора способа доставки, время на осуществление заказа, возможность предоставления кредита, уровень сервиса и др. Причем соотношение значимости отдельных критериев с течением временем может меняться.

Организационное построение, характер и методы работы служб снабжения на предприятиях отмечаются своеобразием. В зависимости от объемов, типов и специализации производства, материалоемкости продукции и территориального размещения предприятия складываются различные условия, требующие соответствующего разграничения функций и выбора типа структуры органов снабжения. На небольших предприятиях, потребляющих малые объемы материальных ресурсов в ограниченной номенклатуре, функции снабжения возлагаются на небольшие группы или отдельных работников хозяйственного отдела предприятия.

На большинстве средних и крупных предприятий эту функцию выполняют специальные отделы материально-технического снабжения (ОМТС), которые построены по функциональному или материальному признаку. В первом случае каждая функция снабжения (планирование, заготовка, хранение, отпуск материалов) выполняется отдельной группой работников. При построении снабженческих органов по материальному признаку определенные группы работников выполняют все функции снабжения по конкретному виду материалов.

Характерный тип структуры службы снабжения -- смешанный, когда товарные отделы, группы, бюро специализированы на снабжении конкретными видами сырья, материалов, оборудования. Однако наряду с товарными в состав отдела снабжения входят функциональные подразделения: плановое, диспетчерское.

Смешанный тип структуры отдела снабжения -- наиболее рациональный метод строения, который способствует повышению ответственности работников, улучшению МТО производства.

Плановое бюро (группа) выполняет функции по анализу окружающей среды и рыночным исследованиям, определению потребности в материальных ресурсах, оптимизации рыночного поведения по наиболее выгодному обеспечению, формированию нормативной базы, разработке планов снабжения и анализу их выполнения, контролю за выполнением поставщиками договорных обязательств.

Товарное бюро (группа) выполняет комплекс планово-оперативных функций по обеспечению производства конкретными видами материальных ресурсов: планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материала в производство, т.е. регулирует работу материальных складов.

Диспетчерское бюро (группа) выполняет оперативное регулирование и контроль за выполнением плана снабжения предприятия и цехов сырьем и материалами; устраняет неполадки, возникающие в ходе снабжения производства; контролирует и регулирует ход поставок материалов на предприятие.

На предприятиях машиностроения служба снабжения кроме отдела МТС включает и отдел внешней кооперации (или бюро, группу), который может входить в состав ОМТС.

Отделы (бюро, группы) внешней кооперации обеспечивают производство полуфабрикатами (заготовками, деталями, узлами). Они также могут строиться по функциональному или товарному признаку.

Для осуществления технического перевооружения и реконструкции производства предприятие создает отделы оборудования, которые обычно входят в состав капитального строительства.

Для крупных предприятий (объединений), состоящих из ряда филиалов, наиболее приемлем тип структуры, представленный на рис. 2.

Особенностью этого типа структуры является то, что подразделения имеют свои службы снабжения с функциями по планированию и оперативному регулированию снабжения производственных цехов и участков материальными ресурсами, а также по контролю за их исполнением.

Формирование нормативной базы, прогнозирование и разработка планов МТС, установление хозяйственных связей и координация работы служб снабжения, входящих в предприятие, сконцентрированы на базе службы снабжения предприятия. Взаимодействие подразделений службы снабжения предприятия осуществляется на основе функциональных связей, а не административного подчинения.

Одним из звеньев организации МТС является складское хозяйство, основная задача которого заключается в приеме и хранении материалов, их подготовке к производственному потреблению, непосредственном снабжении цехов необходимыми материальными ресурсами. Склады в зависимости от связи с производственным процессом подразделяются на материальные, производственные, сбытовые.

Принятые материалы хранятся на складах по номенклатурным группам, сортам, размерам. Стеллажи нумеруются с указанием индексов материалов.

Завоз материалов и работа складов организуются на основе оперативно-заготовительных планов.

1. Общие положения отдела материально-технического снабжения

1.1. Отдел материально-технического снабжения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия (коммерческому директору).

1.4. Руководство отдела материально-технического снабжения:

1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела материально-технического снабжения, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

1.4.2 Начальник отдела материально-технического снабжения имеет ____ заместителя (ей).

1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела материально-технического снабжения.

1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела материально-технического снабжения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения.

1. Структура отдела материально-технического снабжения

2.1. Состав и штатную численность отдела материально-технического снабжения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения и по согласованию с

2.2. В состав отдела входят

2.3. Начальник отдела материально-технического снабжения распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

1. Задачи и функции подразделения

1. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты.

4.2. Внутренние документы:

Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения отдела материально-технического снабжения с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел материально-технического снабжения взаимодействует:

1. Права отдела материально-технического снабжения

6.1. Отдел материально-технического снабжения имеет право:

6.1.1. Давать структурным подразделениям предприятия указания по расходованию материально-технических ресурсов, которые являются обязательными к исполнению.

6.1.2. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

6.1.3. Контролировать рациональность и правильность использования материально-технических ресурсов подразделениями предприятия.

6.1.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам материально-технического снабжения.

6.1.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

6.1.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.

6.1.8. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим положением.

6.2. Начальник отдела материально-технического снабжения подписывает и визирует документы, связанные с материально-техническим снабжением предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, ведомости, акты, пр.).

6.3. Начальник отдела материально-технического снабжения также вправе:

6.3.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

1. Ответственность отдела материально-технического снабжения

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела материально-технического снабжения.

7.2. На него, в частности, возлагается персональная ответственность в случае:

7.2.1. Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, нарушений правил учета и отчетности.

7.2.2. Составления, утверждения и представления недостоверной сводной отчетности и нарушения сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия.

7.2.3. Необеспечения сохранности материально-технических ресурсов.

7.2.4. Превышения пределов расходования средств, выделенных на материально-техническое обеспечение предприятия.

7.2.5. Растраты денежных средств, выделенных на приобретение материально-технических ресурсов.

7.2.6. Нарушения планов материально-технического обеспечения по срокам, объемам и номенклатуре, повлекшего простой производства.

7.2.7. Необеспечения или ненадлежащего обеспечении руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.

7.2.8. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.

7.2.9. Допущения использования информации сотрудниками отдела в неслужебных целях.

7.2.10. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.

7.2.11. Перерасхода средств на содержание отдела.

7.3. Ответственность сотрудников отдела материально-технического снабжения устанавливается должностными инструкциями.

1. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе МТС руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

Принять изменение или дополнение,

Отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

Отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

по представлению

Задачи материально-технического снабжения на предприятии решаются отделами закупок и закупочной логистики.

Задачи отдела закупок - своевременное и комплексное обеспечение предприятия в плановом периоде необходимыми материальными ресурсами с минимальными затратами и необходимым уровнем качества. Решение этих задач зависит от взаимодействия отдела закупок и логистики с поставщиками материальных ресурсов.

Общий алгоритм закупок включает следующие этапы:

1) изучение рынка материальных ресурсов;
2) анализ предложений поставщиков;
3) выбор лучших поставщиков;
4) переговоры и заключение договора на поставку;
5) закупка материалов.
При решении этих задач необходимо учитывать:

1. Потребности предприятия в материальных ресурсах в плановом периоде.
2. Возможности поставщиков в части ассортимента, объема и качества продукции.
3. Уровни цен на материальные ресурсы на рынке.
4. Размеры наценок и скидок поставщиков материальных ресурсов.
5. Соотношение между спросом и предложением на рынке материальных ресурсов.
6. Наиболее эффективные формы товародвижения.

Функциями отдела закупок являются:

1. Исследование рынка материальных ресурсов, в т.ч. анализ:

Ассортимента материальных ресурсов на рынке;
- поставщиков и их предложений;
- ассортимента и качества товаров поставщиков;
- цен и скидок поставщиков;
- условий продажи и поставок ресурсов;
- выбор наиболее выгодных поставщиков.

2. Планирование закупок включает:

Определение потребности предприятия в материальных ресурсах в плановом периоде;
- определение объемов и сроков закупок в плановом периоде;
- установление хозяйственных связей с поставщиками;
- разработку заказов на ресурсы;
- проведение переговоров и заключение договоров на поставку ресурсов;
- расчет необходимой величины запасов материальных ресурсов;
- расчет необходимой величины затрат на материальные ресурсы;
- согласование с финансовой службой и бухгалтерией вопросов оплаты счетов поставщиков.

Задачами отдела закупочной логистики являются:

1) оптимальное планирование поставок ресурсов на предприятие;
2) своевременная доставка материальных ресурсов на предприятие с минимальными затратами и необходимым качеством;
3) складирование и хранение материальных ресурсов;
4) управление запасами материальных ресурсов.

Решение этих задач обеспечивается эффективным взаимодействием отдела логистики с экспедиторами и перевозчиками.

Функциями отдела закупочной логистики являются:

1. Оперативно-заготовительная работа, которая включает:

Выбор перевозчиков и экспедиторов и выгодной формы доставки материальных ресурсов на предприятие;
- разработку оптимального плана и организацию завоза материалов на предприятие;
- определение потребности в транспортных средствах и составление заказов на них;
- учет поступлений материалов и контроль выполнения плана поставок;
- определение фактической обеспеченности производства материальными ресурсами;
- контроль над процессами транспортировки грузов.

2. Организация приемки и хранения материалов предусматривает:

Подготовку приемки материалов и организацию разгрузки;
- контроль количества и качества поступающих на склад материалов;
- размещение материалов по местам хранения;
- подготовку материалов к производственному потреблению;
- комплектование заказов для цехов;
- отпуск материалов со склада;
- учет движения ресурсов на складе.

3. Снабжение подразделений предприятия материалами включает:

Планирование потребности подразделений предприятия в материальных ресурсах;
- разработку лимита на отпуск материалов цехам;
- оформление документов на отпуск материалов;
- организацию доставки материалов на рабочие места;
- контроль производственных запасов в цехах.

4. Управление запасами материальных ресурсов:

Оптимальное планирование и нормирование запасов;
- определение уровней страховых запасов;
- определение точки заказа;
- контроль уровня запасов;
- формирование заказов на поставку очередной партии материалов;
- анализ эффективности использования запасов на предприятии.

Экономическая работа отделов закупок и закупочной логистики предполагает:

Планирование показателей, отражающих объемы и качество работы отделов;
- планирование потребности отделов в трудовых и материальных ресурсах;
- планирование издержек на закупки и закупочную логистику;
- согласование показателей деятельности отделов с плановым и финансовым отделами предприятия;
- организацию взаимодействия отделов закупок и логистики с другими отделами предприятия;
- экономический анализ эффективности работы отделов.

На основе этих задач и функций формируется организационная структура отделов закупок и закупочной логистики; создаются их подразделения, за которыми закрепляются соответствующие функции. На основе этого разрабатываются положения об отделах, должностные инструкции специалистов и определяются их функциональные обязанности.

В этой статье вы прочитаете о том, для чего предприятию необходим отдел снабжения, какую структуру отдела снабжения можно считать оптимальной и как организовать эффективное управление отделом снабжения. Ответы на эти вопросы, а также подробную информацию о функциях и обязанности отдела снабжения читайте далее.

Вы узнаете:

• Для чего предприятию необходим отдел снабжения.
• Какая структура отдела снабжения оптимальна.
• Как организовать управление отделом снабжения.
• Какие функции отдела снабжения имеют важное значение.

Зачем предприятию отдел снабжения

Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.

Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.

Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.

Какие функции выполняет отдел снабжения

Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

1) Планирование , в том числе:

• изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;
• прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;
• планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;
• оптимизация производственных запасов;
• оперативное планирование снабжения.

2) Организационные функции:

• сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
• анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
• получение и организация поступления реальных ресурсов;
• заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
• обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
• организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

3) Контроль и координация работы :

• контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
• входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
• контроль производственных запасов;
• выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
• анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

Как сэкономить на работе с поставщиками: крутой кейс известной компании

Редакция журнала «Коммерческий директор» нашла для вас способ выстроить выгодные отношения с поставщиками. Изучите кейс компании, которая оптимизировали закупки, за два года сэкономила 10% бюджета и снизила расценки поставщиков на 25%.

Структура отдела снабжения

В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

1. Размеры предприятия,
2. Отраслевая принадлежность.
3. Тип производства.
4. Число и географическое положение поставщиков.
5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов.
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

1. Функциональная структура:

• транспортный отдел;
• отдел закупок;
• планово-диспетчерский отдел;
• складское хозяйство;
• группа таможенного оформления грузов.

Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

2. Товарная структура.

При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

3. Рыночная структура.

При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

4. Матричная структура службы снабжения.

Формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

Где отделу снабжения брать поставщиков

• каталоги и прайс–листы;
• интернет;
• торговые журналы;
• конкурсы;
• рекламные материалы – объявления в СМИ, фирменные каталоги;
• ярмарки и выставки;
• финансовые институты официальных органов, банки;
• торговые директории;
• торги и аукционы;
• торговые представительства;
• собственные исследования;
• конкуренты потенциальных поставщиков;
• личные контакты, переписка с возможными поставщиками;
• специализированные информационные агентства, исследовательские организации;
• торговые ассоциации;
• регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.

Существенную выгоду могут принести закупки на конкурсной основе

Олег Умрихин,

генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

Благодаря конкурсным закупкам компания может получить серьезную выгоду, определяя лучшие предложения поставщиков. Конкурсы в зависимости от способов проведения могут быть следующими:

• «Бумажный» конкурс. Предложения поставщиков на тендере по одному либо нескольким товарам – подаются в запечатанных конвертерах. Обычно перед тендером производится проверка поставщиков по формальным признакам. Среди основных преимуществ подобной процедуры следует отметить регламентированность, системность, официальность и коллегиальность. Хотя она не лишена недостатков. В частности, трудоемкость анализа анкет, отправка приглашений, сравнения предложений.
• Корпоративная торговая площадка. Электронный конкурс, для которого используется специальный сайт вашей компании. Такой вариант отличается простотой подачи предложений поставщиков, рассылки уведомлений, конкурентного листа. Среди недостатков – серьезные траты времени и средств для внедрения. При этом проект зависит от привлеченных разработчиков.
• Межкорпоративная площадка. Информация о закупках компании может размещаться на специальных интернет-площадках. Подобную площадку стоит подбирать с учетом репутации, отзывов о ней, удобства работы с порталом, технических возможностей портала. Необходимо узнать и предложенные схемы оплаты услуг.

Какие ошибки часто допускает отдел снабжения

1. Неритмичность организации поставок определенного материала. В итоге ресурсы компании или простаивают, или происходит авральная работа.
2. Невыполнение заявки на запчасти для планового ремонта оборудование.
3. Непланомерная работа отдела снабжения, производится всё в последний момент.
4. Не проинформирован склад об ожидаемом приходе товарно-материальных ценностей – с простоем транспорта в ожидании разгрузки, возникновением неустойки.
5. Неграмотный подбор поставщика – со срывом поставок, завышенной ценой контракта, ненадлежащим качеством продукции.
6. Некорректное ведение учета товарно-материальных ценностей. В результате сложно понять количество запасов на складе.
7. Отсутствие системы управления запасами. Образуется на складе множество невостребованных материалов, но при этом регулярно не хватает нужных.

Как контролировать работу отдела снабжения

1. Планирование закупок. Недобросовестные менеджеры по снабжению нередко приобретают материалы и сырье у «нужных» компаний в объемах, которые значительно выше производственной необходимости.
2. Выбор поставщика. Начинать нужно с формированя лота, определив, какими партиями будут производиться закупки. Нужно установить такие правила, чтобы пресечь риск разделения относительно крупных партий на несколько мелких. Утверждением списка поставщиков, среди которых компания будет выбирать, должна заниматься комиссия, включая сотрудника отдела внутреннего контроля либо финансовой службы. Данная комиссия занимается утверждением окончательного пула поставщиков. По утвержденному списку менеджер будет рассылать одинаковые запросы, чтобы исключить риск получить прайс-листы от одного поставщика на розничные продажи, а от другого на оптовые.
3. Замена поставщика. Решение о замене поставщика, не справившегося с условиями договора, должно приниматься генеральным или коммерческим директором. Целесообразно будет указать в регламенте закупок критерии, по которым работы, товары и услуги относятся к разным категориям важности. Это определяющее деление в случае принятия решения о подходящей форме закупок – запрос предложений, закрытый либо открытый конкурс, простая закупка либо закупка у единственного источника.

Важным условием является и формализация закупок всех форм, в том числе форматы документации, иерархия, сроки принятия решений на каждом этапе процесса.

• Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

Материалы закупаем строго по плану

Александр Качура ,

вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар

Покупка материалов в нашей компании производится строго согласно плану закупок. Используется система тендерных торгов. Сначала принимается решение по каждому поставщику либо субподрядчику тендерным комитетом, объединяющим руководителей компании. Затем регулируется деятельность данного документа специальным регламентом. Даже при единственном расхождении во мнениях будет собрано внеочередное заседание, с принятием решения по рассматриваемому контрагенту.

Предусмотрена проверка каждого поставщика и субподрядчика нашей службой безопасности – с изучением легальности бизнеса, финансового состояния и др. Отдел владельческого контроля (сформировано подразделение для внутреннего аудита, находится в непосредственном подчинении у главы организации) занимается периодическим анализом цен для понимания соответствия тендерной документации.

Благодаря данной системе удается избежать искусственного завышения цен со стороны снабженцев, исключая сотрудничество с «родственными» поставщиками и случайными компаниями, о качестве деятельности которых ничего неизвестно.

Также эффективный контроль может предполагать и другие средства, в числе которых:

1. До принятия решения о необходимости определенной закупки необходимо обязательное сравнение заявки на закупку и бюджет.
2. Ограниченный доступ сотрудников к данным о поставщиках, количестве закупок, ценах и пр.
3. Правильное разделение обязанностей по цепочке – от заявки до платежа.

Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса

Проблемы оперативного планирования – причина 63 % невыполненных заданий. Нужно определиться со стратегией, которая учитывает закупки про запас и экономию средств за счет покупок лишь нужного объема «здесь и сейчас».

Планируйте на короткий срок . В период кризиса снабжение нужно планировать лишь из реальной потребности – с отсутствием запасов. Не нужно управлять запасами, следует просто наладить закупки в срок. Заявки нужно использовать до 15-го числа этого месяца, а 16-го числа подготовить отчет о товарах, поступающих в следующем. Для продукции боле 1 месяца поставки нужно составить отдельный перечень, с указанием срока исполнения заявок – отдел снабжения должен обеспечивать поставку данных материалов в указанные сроки.

Действуйте по науке. Следует учитывать эффективные общеизвестные инструменты анализа и прогнозирования. Среди распространенных методик в последнее время отмечают АВС-анализ, который гласит «Контроль над 20% доминирующих субъектов позволяет контролировать ситуацию на 80%». Также в торговле распространен АВС-XYZ-анализ, который не особо подходит для производства. Вся номенклатура товаров разделяется на 9 групп, с определением подходящих вариантов для каждой из них. Дорогие и востребованные товары нужно контролировать лично, а некоторые категории просто занимают склад и о них на некоторое время можно забыть.

2) Займитесь отношениями с поставщиками

Ведите мониторинг. Проводите мониторинг всех предложений – поставщики меняют условия и цены сотрудничества неравномерно. Поэтому неприемлемо работать лишь с несколькими привычными из-за личных интересов или просто знакомства. Да, есть долгосрочные контракты и обязательства нарушать не стоит. Но в случае повышения цен либо нарушения сроков поставок со стороны поставщика, обычно есть основания для отказа, прописанные в соглашении.

Требуйте уступок по ценам . В период кризиса инициатива переходит на сторону клиента, который может .

Если не можете платить – договаривайтесь . При временных финансовых сложностях компании можно попробовать договориться о распределении очередности выплат. Предлагайте на рассмотрение поставщикам приемлемый для себя график погашения и детали сотрудничества.

Обратите внимание на возможности партнерства. Нужно всегда искать компромисс выгодной текущей поставки по доступным ценам и партнерских отношений для получения долгосрочных преимуществ. Многие поставщики готовы к уступкам своим клиентам по многим позициям, включая вопросы новой разработки и адаптации комплектующих под ваши задачи.

3) Распорядитесь запасами

Необходимо освобождать свои склады от материалов и товаров, которые не будут в ближайшее время востребованы. Нужно, прежде всего, провести оценку, не могут ли быть эти ресурсы востребованы для вспомогательного производства, других бизнес-направлений и общехозяйственных служб. Если такой возможности нет, нужно задуматься над возможными способами их распродажи:

Недостатки можно сделать преимуществами. Отдел продаж может убедить покупателей, что значительные запасы являются преимуществом компании, учитывая её надежность и стабильность поставки – с оперативной поставкой необходимого объема, даже больших партий.

Наведите порядок на складе . На любом производственном предприятии есть не только центральный склад, но также участковые и цеховые склады, храниться материалы могут у мастеров и бригадиров. Отдел снабжения может контролировать центральный склад, поэтому на него нужно оприходовать все материалы, в том числе лежащие на кладовках и возле станков. Если предприятие работает круглосуточно, то аналогичный график должен быть у склада. Займитесь инвентаризацией, обычно она позволяет выявить серьезные неучтенные запасы.

4) Оптимизируйте кадры

Не следует расценивать данный аспект только в качестве сокращения штата либо перехода к сокращенной рабочей неделе.

Распределение функций, мотивация и контроль. Вряд ли управленческие должности отдела закупок необходимы, если практически всегда действия основываются на распоряжении сверху нижестоящим менеджерам, а при этом отфутболивываются им же новые предложения. Добиться эффективности компании можно в ситуации, когда сотрудники кропотливо и ответственно занимаются поиском лучших предложений, проверками на складе, с учетом ожидаемых изменений цен. Такой эффект достигается при условии четкого распределения функций между сотрудниками в отделе закупок и между службой снабжения и прочими подразделениями.

Особенно важна разработанная и действующая схема для зависимости зарплаты работников отдела закупок от проделанной работы и эффективности решений. Основываться можно на показателях их мониторинга рынка, условиях закупок, ценах. Данная схема может сопровождаться рядом нюансов, которые изначально не были учтены – поэтому подлежит регулярным изменениям, но должна быть достаточно прозрачной и понятной для сотрудников.

• Функции отдела продаж: что нужно знать руководителю

Если заподозрили снабженца в откатах, привлекайте службу безопасности

Дмитрий Грачев ,

заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск

Если подозреваете специалистов службы снабжения в откатах, нужно поручить сотрудников из другой службы заняться блиц-аудитом условий закупок. В частности, сравнение ваших цен на закупки с публичными, запрашивая предложении на основные приобретаемые товары от лица вымышленной компании (либо от другой компании, если проверяемому неизвестно родство предприятий). При подобном общении удастся определить реальные цены поставщика, понять методы его лоббирования своих интересов в компаниях-покупателях.

Налаживайте взаимодействие между отделами. Отделу закупок необходимо контролировать информацию на рынке, с информированием производственного отдела (отдела продаж в торговой компании) про появление новых товаров с лучшей потребительской ценностью, свойствами, предложенных поставщиками Снабженцы будут получать у поставщиков данные о новых товарах и технологиях, привнося новые возможности в работу своей компании.

Информация об авторах и компаниях

Олег Умрихин , генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область. Окончил Московский физико-технический институт и Высшую школу экономики. Работал в компаниях «Лукойл», «Протек», «Русал». «ТендерПро». Сфера деятельности: автоматизация конкурсных процедур. Численность персонала: 30.

Дмитрий Грачев , заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск. «Белон». Сфера деятельности: добыча и переработка угля, металлотрейдинг, производство строительных материалов. Численность персонала: 8000.

Александр Качура , вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар. Строительно-инвестиционная корпорация Девелопмент-Юг начала деятельность на строительном рынке Краснодара в 1995 году.

отдел материально-технического снабжения

на предприятии

организация, техн.

1. ОМТС

Словарь: С. Фадеев. Словарь сокращений современного русского языка. - С.-Пб.: Политехника, 1997. - 527 с.

. Академик . 2015 .

Смотреть что такое "ОМТС" в других словарях:

ОМТС - отдел материально технического снабжения … Словарь сокращений русского языка

ОМТС техснаб отдел материально технического снабжения на предприятии организация, техн. ОМТС Словарь: С. Фадеев. Словарь сокращений современного русского языка. С. Пб.: Политехника, 1997. 527 с … Словарь сокращений и аббревиатур

Брюхов, Владимир Юрьевич - И. о. директора ГУП БЭМЗ "Прогресс", РБ; родился 30 июля 1951 г., г. Бирск БАССР; окончил Бирский государственный педагогический институт, учитель физики и математики; 1968 1969 лаборант Бирской восьмилетней школы № 5 Министерства… …

Кузнецов, Сергей Васильевич - И. о. генерального директора ОАО УОЗ "Промсвязь" РБ; родился 3 апреля 1955 г., г. Уфа БАССР; окончил Всероссийский заочный финансово экономический институт, менеджер; 1974 г. техник производства в Управлении проектно монтажных работ;… … Большая биографическая энциклопедия

Лукманов, Рашид Салимович - Генеральный директор ООО "ИТАЛБАШКЕРАМИКА", РБ; родился 13 марта 1949 г., д. Ташкичу Туймазинского района БАССР; окончил Ферганский политехнический институт; 1972 1975 плотник строительного треста № 15 г. Коканда; 1975 1976 дублер… … Большая биографическая энциклопедия

Варнавский, Виктор Александрович - Генеральный директор ОАО "Уфимский краностроительный завод" РБ; родился 4 января 1947 г., д. Бахмут Кумертауского района БАССР; окончил Башкирский сельскохозяйственный институт; 1974 1988 инженер по металлу, начальник ОМТС и сбыта, зам … Большая биографическая энциклопедия

Российская государственная библиотека - См. также: Библиотека имени Ленина (станция метро) Российская государственная библиотека … Википедия

ЦНИИПСК им. Н. П. Мельникова - ЗАО «ЦНИИПСК им. Н.П. Мельникова» (Центральный Ордена Трудового Красного Знамени научно исследовательский и проектный институт строительных металлоконструкций им. Н. П. Мельникова) один из ведущих институтов России в области проектирования и… … Википедия