Как заполнить номер инвентарной карточки. Пример приведен в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0»

Рис. 1. Инвентарная карточка

Если же у вас по каким то причинам не заполнен номер инвентарной карточки, можно воспользоваться обработкой «Управление номерами инвентарных карточек», путь к обработке показан на Рис. 2.

Рис. 3. Обработка

Следующим шагом нужно заполнить данные об ОС, слева нужно проставить 3 галки:

1) Наличие номеров (есть номер или нет)

2) Счет учета

1) Сквозной способ «С последнего номера инвентарной карточки выбранного учреждения» присвоит по порядку следующий номер после последнего присвоенного номера, «С номера» значит можно задать вручную.

2) По шаблону – это способ в котором нужно выбрать шаблон, в котором настроен способ формирования номера (данные которые в него входят).

Рис. 4. Заполнение данных о ОС

Рис. 5. Присвоение номера

Рис. 6. Создание документа об изменении данных ОС

После того как нажали «Создать документ» откроется окно «Изменение данных ОС» в этом документе ничего трогать не надо просто провести и закрыть.

Рис. 7. Документ «Изменение данных ОС»

Теперь можно зайти в основное средство и проверить номер.

Петропавловский Владислав. Специалист Линии консультаций

Инвентарная карточка учета основных средств необходима для учета наличия и всех движений объекта основных средств. В ней должна содержаться вся необходимая информация, например, его характеристики, перемещения, затраты и т. п.

Инвентарная карточка составляется по форме ОС-6, утвержденной постановлением Госкомстата №7 от21 января 2003 года.

Инвентарная карточка ОС-6

Рассмотрим пример составления инвентарной карточки в 1С 8.3 для легкового автомобиля KIA RIO, который является основным средством.

Первым делом перейдем в карточку справочника основных средств. Как представлено на рисунке ниже, здесь необходимо заполнить основные характеристики нашего автомобиля.

В самом низу формы находятся некоторые постоянные характеристики, которые мы указываем только один раз при поступлении данного автомобиля в нашу организацию. К ним относятся изготовитель, заводской номер, дата выпуска и прочие.

Конечно же, данные по бухгалтерскому и налоговому учету, а так же по амортизации хранятся в карточке автомобиля, но она не является их первоисточником. Вся подобная информация автоматически заполняется из первичных документов. В нашем случае после принятия к учету автомобиля KIA RIO.

Сам так же вносится в инвентарную карточку. Он относится к условно переменным данным, как и любой документ, где участвует наш автомобиль. Постоянными данными будут только данные, хранящиеся в самом справочнике основных средств. Это вполне логично, ведь документы отражают какие-либо изменения с привязкой к временной шкале.

Предположим, что наш автомобиль KIA RIO был перемещен с основного подразделения, где он был закреплен за Абрамовым Геннадием Сергеевичем на транспортный участок. Данная процедура отражается обычным перемещением основных средств. Данный документ так же будет отражаться в инвентарной карточке нашего автомобиля.

Мы заполнили некоторые исходные данные, которые должны попасть в инвентарную карточку и можем приступить к ее формированию. Распечатать инвентарную карточку в 1С 8.3 можно непосредственно из карточки справочника самого основного средства. В нашем случае это автомобиль KIA RIO. Отчет сформируется автоматически после нажатия на соответствующую кнопку, как показано на рисунке ниже.

Перед нами открылась полностью заполненная инвентаризационная карточка автомобиля KIO RIO, как для основного средства. В ней заполнились основные данные об автомобиле, а так же документы по принятию к учету и перемещению.

Впоследствии инвентарная карточка распечатывается и подписывается . Когда наш автомобиль будет списан, это действие так же будет отражено в карточке. После списания инвентарная карточка должна храниться на предприятии не менее пяти лет.

Инвентарная книга ОС-6б

В том случае, когда в вашей организации сравнительно небольшое количество основных средств, то разрешается не формировать на каждое свою инвентарную карточку, а сделать сводную. Она называется инвентарной книгой.

Найти данный отчет можно в разделе 1С «ОС и НМА».

Все данные представляются в виде таблицы, как показано на рисунке ниже.

Создание и оформление инвентарных карточек учёта объекта основных средств по форме ОС-6 производится обычно на тех предприятиях и организациях, которые владеют значительным количеством имущества, и которым необходимо производить контроль за его содержанием, хранением и перемещением. На каждое отдельное основное средство оформляется своя карточка, при этом карточки могут заводиться как на собственность компании, так и на арендованное имущество.

ФАЙЛЫ

Перед тем как открыть карточку

Прежде чем создать этот учетный документ, необходимо оформить акт о приеме-передаче основных средств – именно из него в карточку поступает информация об объекте. Кроме того, для ее заполнения берутся данные из других сопроводительных бумаг, таких, например, как тех.паспорты изделий, оборудования и техники.

Инвентарная карточка относится к внутренней учетной документации предприятия и сведения в нее вносятся при любых действиях с зарегистрированным в ней имуществом (приобретение, передача из одного отдела в другой, ремонт, реконструкция, модернизация, списание и т.п.).

Правила оформления документа

Инвентарная карточка объекта имеет унифицированную форму с кодом ОС-6, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Документ составляется на каждый объект в отдельности и в единственном экземпляре, при этом если учёт карточек ведется в электронном виде, то в обязательном порядке должна быть и его копия на бумажном носителе (именно бумажные варианты содержат «живую» подпись материально-ответственного лица). Заверять документ печатью фирмы не обязательно, т.к. он относится к ее внутренней документации.

Пример оформления инвентарной карточки по форме ОС-6

Заполнение шапки документа

В начало документа вписывают:

• наименование компании–собственника объекта основных средств,
• структурное подразделение, к которому приписано данное имущество,
• номер инвентарной карточки,
• дата ее составления,
• название регистрируемого объекта.

Здесь же, в колонке справа, указывается код предприятия по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – он содержится в учредительных бумагах и код объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов). Продолжая заполнят правую колонку, вносим подробную информацию об объекте:

• номер амортизационной группы, к которой он относится по бухгалтерскому учету предприятия,
• регистрационный номер паспорта,
• заводской и инвентарный номера,
• дата постановки основного средства на бухгалтерский учет,
• номер счета (субсчета), по которому он проходит.

Ниже в соответствующие строки вписывается место нахождения объекта основных средств (с указанием кода подразделения, если таковое кодирование применяется на предприятии) и сведения об изготовителе (эти данные можно найти в техпаспорте).

Заполнение таблиц сведений

Вторая часть документа открывает разделы, посвященные зарегистрированному объекту.

Обратите внимание: в первый раздел вносится информация только в том случае, если имущество на момент внесения в карточку уже использовалось. Если же оно новое, этот раздел заполнять не нужно.

Во второй раздел вписывается стоимость объекта на момент приема к бухгалтерскому учету и срок его полезного использования.

Третий раздел оформляется при переоценке основного средства – причем цена может варьироваться как в сторону повышения, так и понижения. Разница между первоначальной стоимостью и после переоценки определяется как восстановительная цена.

В четвертый раздел карточки вносятся сведения обо всех передвижениях учтенного имущества. Данные сюда вписываются строго на основании сопроводительных бумаг с обозначением вида операции, структурного подразделения, к которому относится ОС, остаточной стоимости и информации об ответственном лице.

Если основное средство находится в собственности нескольких лиц, то их нужно указать под четвертой таблицей с процентным распределением долей.

Заполнение разделов оборотной стороны формы ОС-6

В пятом разделе указывается обо всех изменениях первоначальности стоимости объекта, вне зависимости от производимых с ним действий. Здесь пишется вид операции, данные из подтверждающего документа, а также сумма расходов, которые понесла организация в процессе проведения необходимых процедур.

Шестой раздел включает в себя сведения о ремонтных затратах, с полной расшифровкой каждой произведенной операции (вид ремонта, сопроводительная документация, размер расходов).

Седьмой раздел содержит особые данные об объекте основных средств, в том числе данные о содержании в его составе драгоценных и полудрагоценных металлов, камней и материалов.

В последней таблице карточки регистрируются конструктивные узлы, элементы и прочие признаки, являющиеся отличительной чертой имущества, а также его качественные и количественные показатели. При наличии каких-либо примечаний они вносятся в последний столбик таблицы.

В завершение документ заверяет отвечающий за ведение инвентарных карточек на предприятии сотрудник (здесь обязательно должна быть указана его должность и проставлена подпись с расшифровкой).

Ответ:
Начиная с версии БГУ 1.0.45 внесены следующие изменения:
"Необходимость ведения инвентарной карточки объекта НФА указывается явно при принятии объекта к учету. Для объектов капитальных вложений и объектов, инвентарная карточка для которых не открыта (объект не принят к учету) печатная форма 0504031 (0504032) не формируется, в опись инвентарных карточек (ф. 0504033), такие объекты не включаются.".
Карточка считается не открытой, если ей не присвоен номер.
Записи в регистре сведений "Номера инвентарных карточек" формируются при проведении документов принятия к учету, если в них заполнен реквизит "Номер инвентарной карточки", или проведении документа "Изменение данных ОС, НМА, НПА".

Теперь в документах принятия к учету ОС добавлена возможность автоматической нумерации инвентарных карточек учета НФА. Настройка автоматической нумерации добавлена в учетную политику учреждения.
Также добавлен новый справочник "Шаблоны номеров инвентарных карточек". Справочник предназначен для задания шаблона номеров инвентарных карточек. Указывается в учетной политике учреждения. Использование шаблона избавляет от необходимости перенумеровывать имеющиеся номера инвентарных карточек для использования автоматической нумерации.

Для группового ввода номеров инвентарных карточек НФА предусмотрена обработка "" (меню "ОС, НМА, НПА - Работа с регистрами сведений по ОС").

Обработка «Управление номерами инвентарных карточек»
Помощник Управление номерами инвентарных карточек предназначен для группового изменения номеров инвентарных карточек НФА.

Помощник Управление номерами инвентарных карточек позволяет:

• отредактировать имеющиеся номера инвентарных карточек (изменить длину номеров, перенумеровать инвентарные карточки автоматически или изменить номера вручную, закрыть карточки);
• пронумеровать инвентарные карточки для принятых к учету объектов ОС, НМА, НПА, по которым номера инвентарных карточек не заданы.

• с номерами , на забалансе , списанные и/или не списанные ;
• Установить переключатель Пронумеровать автоматически в положение Очистить номера , нажать кнопку Пронумеровать ;
• С помощью кнопки Создать документ сформировать документ и сохранить его.

• Заполнить таблицу данными об объектах НФА с настройками: с номерами , на балансе , включая движимое имущество < 3000 р ., списанные и/или не списанные . В табличную часть обработки будут подобраны объекты ОС, НМА, НПА, для которых заданы номера инвентарных карточек;
• Убедиться что длина всех номеров одинаковая, и в противном случае добавить к номерам лидирующие нули. Сделать это можно вручную или автоматически с помощью кнопки Изменить группы Изменить длину нового номера , предварительно указав длину номера (поле Длина номера ). Во втором случае недостающие символы установленной длины номеров инвентарных карточек будут заполнены нулями в начале номера, если префиксы не используются, или в начале номера сразу после префикса, если префиксы используются;
• С помощью кнопки Создать документ сформировать документ Изменение данных ОС, НМА и НПА и сохранить его.

• Заполнить таблицу данными о принятых к учету объектах НФА без инвентарных номеров с настройками: без номеров , на балансе , включая движимое имущество < 3000 р ., списанные и/или не списанные .
• Для объектов НФА рекомендовано автоматическое присваивание номеров. Чтобы присвоить номера автоматически, если применяется сквозная нумерация, следует установить переключатель Пронумеровать автоматически в положение Сквозным способом , с последнего номера инвентарной карточки выбранного учреждения и затем нажать кнопку Пронумеровать . Если применяется нумерация по шаблону, следует установить переключатель Пронумеровать автоматически в положение По шаблону , указать шаблон и нажать кнопку Пронумеровать .
  Также в табличной части обработки можно задать новые номера инвентарных карточек вручную.

• Новые номера следует сохранить, для этого необходимо с помощью кнопки Создать документ сформировать документ Изменение данных ОС, НМА и НПА и провести его. Перед созданием документа Изменение данных ОС, НМА и НПА новые номера инвентарных карточек проверяются на уникальность, и если среди них есть дубли, выводится сообщение с указанием таких номеров инвентарных карточек. Найти строки с одинаковым номером инвентарных карточек в табличной части можно с помощью кнопки Найти , расположенной над таблицей со списком основных средств.

При проведении документа Изменение данных ОС, НМА и НПА формируются движения в регистры сведений. Проведенный документ можно найти и отредактировать в разделе «ОС, НМА, НПА – Работа с регистрами сведений по ОС».

Инвентарная книга должна вестись в одном экземпляре.

Как сформировать инвентарную книгу в 1С 8.3

В 1С 8.3 при ОСНО и УСН Инвентарную карточку найти можно следующим образом: на панели разделов выбираем раздел ОС и НМА, далее выбираем подраздел Отчеты и переходим в отчет Инвентарная книга (ОС-6 б):

Открываем выбранный отчет, нажимаем кнопочку Сформировать:

Образец заполнения инвентарной книги по форме № ОС-6 б в 1С 8.3:

Разделы Инвентарной книги, в которых отражаются:

• Наименование объекта ОС;
• Его инвентарный номер;
• Дата ;
• Дата постановки на бух. учет;
• Структурное подразделение;
• Ответственное лицо;
• Первоначальная стоимость ОС;
• Срок полезного использования ОС;
• Сумма начисленной амортизации:

• Остаточная стоимость ОС;
• Переоценка ОС;
• Внутреннее перемещение, выбытие, списание ОС:

Полную инструкцию как правильно заполнить и оформить Инвентарную книгу в 1С 8.3 можно найти в этом же отчете. Для этого используется кнопочка Еще. При нажатии этой кнопки открывается дополнительное меню с функциями, при выборе которых можно дополнять, изменять саму табличку отчета с целью того, чтобы было удобно работать с ней.

Итак, выбираем функцию Справка:

Открываем ее и получаем инструкцию по формированию инвентарной книги:

Формировать инвентарную книгу в 1С 8.3 можно двумя способами. Для этого нужно на панели отчета открыть кнопку Выбрать настройки:

Выбрать конкретное подразделение:

Указать лицо, которое несет материальную ответственность по данному подразделению за сохранность ОС:

Формируем инвентарную книгу за нужный период (месяц, квартал, год):

Существует еще одна возможность заполнения инвентарной книги в 1С 8.3 – выбор лица, которое несет ответственность за информацию в данной книге:

Все персональные данные лица (ФИО), табельный номер фиксируются на титульном листе инвентарной книги:

Для того чтобы каждый раз не выполнять функцию Выбрать настройки существует в данном отчете функция – Сохранить настройки. Выбираем необходимую настройку и кнопкой Сохранить фиксируем нужную настройку в 1С 8.3:

Изучить особенности отражения операций по учету ОС в 1С 8.3 (основные документы, счета учета, формирование стоимости и начисление амортизации в БУ и НУ) можно на в модуле .

При вводе в эксплуатацию основного средства должен быть присвоен инвентарный номер. Какие здесь есть нюансы смотрите в нашем видео уроке: